分譲マンション管理組合理事の方必見!管理会社変更総会の進め方

仲西誠 仲西誠

みなさんこんにちは!あなぶきハウジングサービスの仲西です。さて今回は、管理会社変更総会の進め方について書いてみたいと思います。

多くの管理組合では管理会社に組合業務を委託しています。通常は委託している業務には総会支援も含まれておりますので、管理会社変更議案が総会議案に含まれていたとしても、契約上は履行することになっています。しかしながら、現在の管理会社の利益とは相反する事項の議案となりますので、管理組合としても支援をお願いしにくいのが現状ではないでしょうか。そこで、管理組合(理事会)主体での管理会社変更総会開催のポイントをお伝えします。尚、総会は臨時総会を前提でお話させていただきます。

目次

  • 1 変更総会の進行について
  • 2 議案審議のポイント
  • 3 まとめ

1 変更総会の進行について

総会の進行については普段の流れと全く同じでOKです。有効な総会となるためにも、次のポイントはおさえておいてください。

○出席状況の確認・・・総会が有効に開催されているか出席を確認します。まずは管理規約にて定足数(総会が有効に成立する人数)をご確認ください。普通決議であれば、全体の半数参加で総会は成立しますので、実際の出席者 + 委任状 + 議決権行使書の合計がマンションの議決権の半数以上であれば総会成立となります。

○議長選出・・・総会の進行役を決めます。規約にも記載されていますが、通常は理事長が議長を務めます。

○議事録署名人選出・・・議事録の内容が適正ですよと確認するために署名人を選出します。議長のほか、2名以上を選出しますが、事前に予定者にお話ししておくと当日はスムーズに進行できるでしょう。

○議案審議・・・いよいよ議案の審議です!次項で説明します。

2 議案審議のポイント

議案の審議ですが、議長が議案を読み上げ、質疑応答を行い、最終的に決議に移るという一般的な流れで行いますが、議事をスムーズに進行するため、次のポイントに気をつけるとよいでしょう。

○なぜ管理会社変更が必要なのか説明する・・・これが一番大切な部分です。管理会社からより良い提案を受けたい、従前よりサービスを充実させたい、管理委託費を削減したい、理由は様々ですが、皆様に理事会としての考えをしっかり理解していただかないといけません。例えば出席者で個人的には担当者に信頼を寄せていたという方がいる場合、また現管理会社のファンの方の場合など、ついつい感情的な議論になりがちですので、目的の説明が感情論にぶれないことが大切です。

○検討経緯を説明する・・・候補管理会社選定の経緯を説明します。時系列に経緯を並べ、候補管理会社を選んだ理由の説明を行います。

○候補管理会社に説明を行ってもらう・・・サービス内容の詳細については理事会では説明不足になることも考えられますので、候補管理会社にサービス内容の説明の機会を設けるとよいでしょう。

○決議を必ず行う・・・当日総会に出席できない方も委任状、議決権行使書等で総会での意思表示をされている方もいらっしゃいます。総会が有効に成立したのであれば、承認、否決にかかわらず必ず議案の決議を行いましょう。

3 まとめ

いかがでしたか。皆様の参考になれば幸いです。

今回のポイントです。

・進行のポイント(出席状況、議長選出、議事録署名人選出)を押さえておく。

・なぜ管理会社変更が必要なのかしっかり説明する。

・総会が有効に成立している場合は決議を必ず行う。

次回は「管理会社変更後の引継について」について書きたいと考えています!

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仲西誠

仲西誠

あなぶきハウジングサービス 開発事業部 仲西 誠(なかにし まこと)
分譲マンションデベロッパー勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当。
築年数問わず、マンションライフでの様々なご相談に対応しています。
現在は九州エリア全体の営業担当として、各地を行脚する日々。
皆様との新しい出会いに喜びを見出しています。
■入社8年目 ■福岡勤務
■所有資格:管理業務主任者、宅地建物取引士
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