【理事会・総会】マンションの会議って何をするの？

こんにちは！あなぶきハウジングサービスの松岡です。

 

分譲マンションにおける理事会と総会とは何か、ご存知でしょうか？

 

分譲マンションでも「理事長」という役職があり「総会」というものも開催されます。

 

「理事長」と聞くと有名な学校の理事長などテレビドラマなどで聞いたことがある方も多いのではないでしょうか？

また、「総会」でも株主総会やPTA総会などが思い浮かぶ方もいるのではないでしょうか？

 

今回は、分譲マンションにおける「理事会」と「総会」についてご紹介します。

 

分譲マンションにお住みの方

これから分譲マンションを購入予定の方

一つの知識として見ていただけると嬉しいです！

 

 

理事会と総会の違い

理事会と総会の違いは簡単にすると、

 

理事会は

マンションに住んでいる代表者数名でマンションに係る修繕工事やルールなどの案や最終決定（一部条件あり）をする会議を行います。

 

総会は

マンションに住んでいる全員でマンションに係る大規模な修繕工事やルールを決めていく会議といったイメージです。

分譲マンションにおける「理事会」と「総会」は標準管理規約において以下の通り定められております。

 

理事会⇒

標準管理規約　第51条 （理事会）理事会は、理事をもって構成する。

２ 理事会は、次に掲げる職務を行う。

一 規約若しくは使用細則等又は総会の決議により理事会の権限として定 められた管理組合の業務執行

の決定

二 理事の職務の執行の監督 三 理事長、副理事長及び会計担当理事の選任及び解任

３ 理事会の議長は、理事長が務める。

 

総会⇒

標準管理規約　第42条 （総会）管理組合の総会は、総組合員で組織する。

２ 総会は、通常総会及び臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。

３ 理事長は、通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後２か月以内に招集しなければならない。

４ 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時 総会を招集することができる。 ５ 総会の議長は、理事長が務める。

 

尚、「マンションに住んでいる」とありますが、正確には「区分所有者」＝「マンションを所有している人」になります。つまり、「区分所有者」＝「マンションを買った人」ということです。

マンション外部に居住している人もマンションの理事役員になり得ることがあります。

また、区分所有者の親せきや友達などは理事会・総会に出席出来ないこともあります。

 

ごく稀に総会に複数名で出席される方もいらっしゃるのですが、区分所有者の方以外の出席は理事長もしくは理事会の許可が必要になります。管理規約を要チェックです！

 

理事会ですること

理事会は、上記のとおりマンションに住んでいる代表者数名でマンションの係る修繕工事やルールなどの案や最終決定をする会議を行います。

 

主な理事会の構成員は

理事長

副理事長

理事

監事

です。

 

理事長

⇒マンションのリーダー的存在となります。

 

副理事長

⇒理事長の補佐をする仕事です。

もしも、理事長が入院されたり、長期出張などでマンションにいないときに理事長に代わって理事長の職務を行うこともあります。

 

 

理事

⇒基本的に理事会に出席し、意見交換を行うことが主な仕事にはなります。

大規模なマンションでは「担当者」を決めていることもあります。

例えば、

マンションの植栽に係る「植栽担当」

マンションの修繕に係る「改修担当」

マンションの防災に係る「防犯・防災担当」

のような役職があるマンションもあります。

 

監事

⇒マンションの１年間のお金の動きを監査する仕事です。

併せて、理事会にも出席し、意見を述べることが規約に定められております。

 

理事会では、主に「案」を協議検討決議します。

１年間のお金関係を居住者（区分所有者）へ説明する為の収支決算案

１年間の理事会活動・マンション管理に係る活動を居住者（区分所有者）へ説明する為の事業報告案

マンションにおける次年度の収支予算案や事業計画案

長期修繕計画の作成や変更に関する案

などなど、他にも総会提出議案として総会に上程する議案の「案」を理事会にて検討します。

また、日々のマンション管理に係る内容（小修繕工事や居住者からの要望・意見の集約など）も理事会にて協議検討を行います。

 

マンション管理の為に欠かせない組織です。

 

総会ですること

総会は通常総会と臨時総会の２種類あります。

通常総会は、毎年１回開催するもので、マンションの１年間の収支報告や実施した工事内容・活動内容の報告を区分所有者へ行う総会です。この総会と併せて、理事会で１年間協議してきたいろいろな案（マンションのルールや大きな工事の実施について）を区分所有者全員で決定していきます。

臨時総会は、年１回というような定めは無く、マンションにおける緊急的な内容を区分所有者全員での決定が必要な場合に開催する総会です。

 

まず、標準管理規約第４２条３項において、「理事長は、通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後２か月以内に招集しなければならない。」とあります。これは、「年１回に通常総会を開催しなければならない」と読み替えることができます。

マンションの居住者（区分所有者）の皆様は理事会議事録などを通じてマンション管理運営の進捗を確認出来ることが多いですが、具体的かつ詳細な部分はわかり兼ねる部分もあります。

マンション居住者（区分所有者）全員に１年間に使ったお金や実施した工事・理事会での活動内容を報告する会となります。

 

そして、標準管理規約第４２条４項において、「理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる。」とあります。これは、「理事長は緊急的にマンション居住者（区分所有者）全員での決定が必要と認める内容はいつでも臨時総会を開催することができる。」ということです。

 

事故や災害で緊急的に大きなお金を使った工事が必要

総会決議が必要な内容を早急に決議しなければならない

といったときに臨時総会を開催します。

 

ちなみに標準管理規約において総会の召集手続きは「WEB会議システム」、つまりオンラインなどのシステムを用いてすることが可能となっております。

これは、近年のIT化の進みからネットシステムなどを用いて行うことが出来る旨を新たに管理規約に定めるマンション管理組合も増加しています。

 

総会は、「議決権総数の半数以上を有する組合員が出席」しないと総会成立になりません。

つまり、居住者（区分所有者）の数の半数以上が出席しないといけません。

この出席には委任状や議決権行使の数も含み、出席と見なします。

 

総会では、理事会での案について決議することとなります。

つまり、理事会での案を正式なものにするか・しないかということです。

その為、理事会で協議検討を行った収支予算案や事業計画案は総会の決議を以って正式なものとなるイメージです。

総会では、修繕積立金を利用して行う工事や建替えなどに係る内容は総会での協議が必要です。

 

番外編～専門委員会～

理事会・総会との番外編として紹介します。

 

マンションの中には理事会・総会とは別に「委員会」があるマンションもあります。

 

前述にあるように、例えば、

マンションの植栽に係る「植栽担当」

マンションの修繕に係る「改修担当」

マンションの防災に係る「防犯・防災担当」

などがあります。

 

区分所有者（居住者）のうち、専門的な内容を専門的な人が協議を行うといったイメージです。

「専門委員会」と言われることが多いです。

 

専門委員会は理事会の決議で設置することができます。

 

標準管理規約　第55条（専門委員会の設置）

理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、 特定の課題を調査又は検討させることができる。

２ 専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。

 

上記の標準管理規約において２項にもあるように専門委員会で協議した内容は理事会に報告することとなります。専門委員会は諮問機関であり、決定権というものはありません。しかし、専門性が高い方々が集うことでマンション管理の向上に向けて検討を進めることが期待できます。

 

前述に記載の通り、大規模なマンションでは常日頃から専門委員会を設置しているマンションもありますが、期間限定で専門委員会を設置するマンションもあります。

 

例えば、大規模修繕工事です。

大規模修繕工事では、検討時間を多く要します。

工事業者はどこにする？

工事の金額はどうする？

工事する箇所はどうする？

工事の時期はどうする？

工事中の駐車場利用はどうする？

などなど事前に決めておく内容がたくさんあります。

 

大規模なマンションでは全てを理事会のみで協議するにはいろんな意見をまとめることが難しく、合意形成が難しい場合もあります。

その為に、専門的な方や工事関係に興味がある方で専門委員会を形成し、大規模修繕工事に向けた検討をしていただくのが専門委員会です。

専門委員会で協議した内容を理事会にて報告を行い、理事会決議を行います。

そのうえで総会決議が必要な内容であれば、通常総会にて議案上程したり臨時総会を開催したりします。

 

さいごに

理事会・総会についていかがでしたか？

理事会・総会と聞くと構えてしまう方もいるかもしれません。

分譲マンションに住むということはマンション管理組合の一員となることです。

 

そして、マンションはみんなの資産です。

マンションの資産価値向上や水準を保つためには居住者（区分所有者）が一丸となってマンション管理を行うことが当たり前となります。

 

理事会・総会にご協力をお願いします！！