マンション管理会社は変更できる！失敗しないための手順と注意点

マンションは、居住者にとってかけがえのない住居であり、大切な資産でもあります。こうしたマンションの管理を委託している会社に不満がある場合は、管理会社を変更した方が良い場合もあるでしょう。 

この記事では、マンション管理会社を変更する方法や、失敗しないための変更手順と注意点についてまとめます。 

マンション管理会社を変更する理由とは？

最も多くあげられる理由は、現在のマンション管理会社の対応に不満があるケースです。具体的な不満内容としては、以下の通りです。

●管理組合の要望をきちんと汲み入れてくれない

●親身に話し合ってもらえない

●共用部分の不具合をすぐに対処しない

●管理員や清掃員の指導がきちんとできていない

●事務処理が遅く、融通がきかない

監理業務が疎かになっている場合や、対応が遅く問題がなかなか解決しない場合、住民はこうした不満を感じやすいです。問題が頻発している管理会社であれば、別の会社に変更することを検討してもよいでしょう。

管理会社への不満というのは2種類あります。ひとつ目は会社全体に対しての不満で、もう一つは担当者に対する不満です。

会社全体に対する不満に関しては、担当者が変更になっても改善されないことが多いでしょう。一方、担当者に対する不満であれば、責任者に担当者の変更を依頼するのも打開策になります。

管理委託料の値上げ要請があった

管理費依託の値上げ要請があった場合も、管理会社の変更を考えるきっかけとなります。

作業内容は今までと同じにもかかわらず、管理委託費のみ値上げしてほしいといった要請に関しては、納得できない住民も多いものです。管理委託費が上がれば、マンションの各世帯から徴収する管理費も値上げしなければならなくなるためです。

管理委託費の値上げに関しては、物価高騰や人手不足、最低賃金の引き上げなどが関係しています。人件費向上にともなう値上げの場合は、特定のマンション管理会社だけの話ではなく業界全体で起きている現象であるため、管理会社を変更するメリットは薄いといえます。

しかし、管理会社になにかしらの不満をもっている状況で値上げの話があると、住民は不信感を抱きやすくなり、管理会社変更を求める声も上がりやすくなります。

このような場合、なぜ管理委託費の値上げが必要となったのか具体的な説明があるなど、誠実な会社であるかどうかをチェックしましょう。適切な対応を取らず、説明を怠るような会社であれば、変更してしまうことも一考です。

マンション管理会社を変更するメリット

マンション管理会社を変更するメリットは以下の通りです。

管理費用の適正価格化

「管理費用を削減したい」という理由で、管理会社を変更するケースは多いです。会社変更による費用の見直しを行った結果、より適正価格でのマンション管理が実現できるケースもあります。

会社変更する際には、新しい管理会社を決めるために相見積もりをとるのが一般的です。各社の見積もりを取るとおおよその相場もわかり、現在の費用が相場に対して適正かどうかも判断できます。管理会社の見直しによって毎月の固定費用が抑えられることは、住民にとって最大のメリットといえます。

マンション管理における姿勢は会社によって差が大きいため、会社変更によって管理品質が向上する可能性があります。フロント担当者1名あたり5つの物件を担当する会社もあれば、1名で20件以上担当しなければならない会社もあるのが業界の実情です。

フロント担当者がたくさんのマンションを担当する会社の場合、人的リソース不足のために対応スピードが遅いといった難点があります。

管理品質に対して不満がある場合は、複数の管理会社を比較し、より条件の良い所に変更することで住民の満足度が高められるでしょう。ただし、業務品質の高い管理会社では、その分人件費も多く発生する傾向にあるため、現在より費用が高額になるケースも少なくありません。管理会社変更の際には、業務内容と費用が見合っているか十分に確認し、バランスがよい会社を選びましょう。

管理組合の課題解決につながる

管理会社を変更することで、管理組合の抱える課題が解決に向かうことがあります。課題解決には管理会社のサポートが欠かせませんが、積極的に提案を行う会社もあれば、受け身の姿勢をとる会社もあり、さらには解決策の検討をまったく行わない会社もあるでしょう。 

そのため、会社選びの際には、課題解決に向けてどのような対応を行っているか事前に質問し、提案力や積極性を確認することが大切です。提案力が低く、積極的に関わろうとしない会社や、曖昧な回答のみに留まる会社は避けた方が無難です。 

管理組合のニーズに合った会社と契約すれば、現在抱えている問題を解決する糸口となる可能性もあります。とくに、マンションの共通の課題である駐車場の空き区画の問題に対して、積極的に改善策を提示する管理会社であれば、駐車場料金の見直しや外部への貸し出しといった活用方法の提案も期待できるでしょう。 

管理会社に緊張感を与えることで質の高い仕事が期待できる

とくに、業務に問題が発覚したことによって管理会社を変更する際は「前回よりも優れた会社を選びたい」「次はきちんと業務を遂行する会社がいい」という心理が働くことから、厳しい目線で比較検討に臨むため、より質の高い会社が選ばれる傾向があります。 

新しく受託された会社も、管理組合の意識が高ければ、緊張感を持って業務に取り組むでしょう。過去に管理会社を変更した経験があるマンションは、業務品質への要求が高く、細部まで厳しくチェックされることも多いと経験則から推測するためです。 

管理組合にとって、管理会社は協力関係にあるべき存在です。しかし、常に誠意ある対応を徹底している会社や担当者ばかりではないというのが実情です。 

 大切な住まいであり、資産でもあるマンションの管理を任せるパートナーとして、毅然とした態度で接し、一定の緊張感を持たせることで、より質の高い管理業務が期待できます。

管理組合側の管理意識が向上する 

管理会社の変更によって、住人のマンション管理に対する意識が向上することがあります。これまで管理組合の運営に無関心だった住人も、管理会社の変更が決まると、運営への関心や意欲が高まることが多いです。 

管理会社を変更する際には、一部の住人だけで新たな会社を決定することはできません。管理組合が全住人に説明を行い、会議や話し合いを通じて採決する必要があります。管理会社の変更はマンション全体に影響するため、住人にとって関心を持ちやすい議題です。 

 この議題をきっかけに、住人の管理に対する意識が高まり、意見交換も積極的に行われるようになる可能性があるでしょう。住人の姿勢が変われば、総会への出席率も向上し、管理組合の運営が活性化されます。 

 これによって、よりよい住環境を目指す意識が高まり、結果としてマンションの価値そのものも向上しやすくなるのです。 

マンション管理会社を変更するデメリット

マンション管理会社を変更するデメリットについて紹介します。 

管理業務の引継ぎが上手くいかないケースがある

これまで継続していた業務の進行がストップしてしまうことがあります。これまでの業務内容は​、​旧会社から新会社へ引き継ぎされるのが一般的です。しかし、引継ぎがうまくいかない場合、後々のトラブルにつながるおそれがあります。 

 とくに、必要事項が書類やデータ化されていない場合などは要注意です。こうした状況では口頭での引継ぎになることもあり、うまく引継ぎができない事例も少なくありません。 

引継ぎがスムーズに行われなければ、共有事項が伝達されなかったり、重要な書類が紛失したりするおそれがあります。引継ぎミスは、これまで継続していた業務の進行が中断してしまう危険性もあります。 

業務の引継ぎ作業に関しては、新旧の会社同士だけに任せておくのではなく、内部事情に詳しい役員メンバーや、理事長の立会いの下で行うことが望ましいでしょう。第三者の目を入れておくことで、緊張感のあるなかで引き継ぎ業務を行えます。 

また、建設から10年以内のマンションでは​、​アフターサービス期間が残っていることがあります。管理会社がアフターサービスの窓口になっていることもあるため、会社を変更する際には詳細を確認しておかなければなりません。 

頼りにしていたスタッフが変わる

管理会社の変更により、これまで担当してくれた管理人やスタッフの方もすべて変更されます。会社自体には不満を感じていても、担当してくれている管理人やスタッフは感じがよく好印象だったという場合もあり、頼りにしていた管理人や清掃などのスタッフが変わってしまうのはデメリットと言えます。 

管理会社変更が最適な選択肢でない場合がある

会社を変更すると、業務によっては以前の会社に比べて管理の質が下がる場合もあります。とくに、費用の削減を重視して会社を決定した場合は、より可能性が高くなります。 

費用面はもちろん大切ですが、業務内容の確認は必須です。事前に会社に求める条件や必要な業務内容を決めて、それに見合った管理会社を選びます。 

近年、問題になっている人手不足の影響で、新しい会社が見つからない可能性もゼロではありません。現行の会社と比べて管理内容が同上以上で、管理組合のニーズに合った会社を慎重に選ぶ必要があります。 

マンション管理会社をスムーズに変更するための手順

ここでは、スムーズに会社変更するための手順をまとめます。

現状の管理会社の問題点を整理

まずは、現状の管理会社の問題点を明確に把握し整理します。現在の理事会メンバーだけではなく、過去の役員などの声も参考にすると問題点が明らかになりやすいです。管理組合全体にアンケートを実施すると、管理会社の問題点をよりわかりやすく整理しやすくなります。 

また、会社変更時には総会での決議が必要になります。一般的なマンションでは、参加者（書面提出者含む）の過半数の同意が得られなければ、会社の変更はできません。管理組合全体の意見を集約しておくことが重要です。 

複数の管理会社に見積もりを依頼

新しく依頼する管理会社を選定するために、複数の会社へ見積もりを依頼します。一般的には3〜5社に相見積もりをとって、比較するケースが多いです。1社だけではわからないので、必ず複数社の相見積もりを取ります。 

見積もり条件は各社で統一させなければ意味がないため、現行の会社との契約に基づく内容で見積もりを依頼します。そうすれば、現行の管理会社の費用が相場に見合っているのかも確認することが可能です。 

 見積もりでは実際の設備や建物の確認がおこなわれるため、現地調査に立ち会わなければなりません。複数社に見積もり依頼をする場合には、各社とのスケジュール調整が必要です。 

 また、見積時には現行の会社との管理委託契約書や重要事項の説明書、直近の総会資料、直近の点検報告書、マンションの設計図など必要書類の提出を求められることがあるので、事前に準備しておきます。 

見積もり内容を比較し2～3社に絞り込む

各社から見積金額と提案内容が届いたら、それぞれの見積もり内容を比較して理事会で検討します。3〜5社など複数社に見積もりを依頼していた場合は、理事会で2〜3社程度まで絞り込みます。 

選考した管理会社には、見積もり内容について詳しい説明をしてもらうために、プレゼンテーションを依頼するのが望ましいでしょう。 

 見積もり内容を比較する際には金額だけではなく、会社を変更する理由となった問題点が解決できるかどうかを検討します。たとえば、対応力の遅さが原因で会社変更を検討している場合には、迅速な対応が期待できる会社が判断基準となります。 

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管理会社のプレゼンテーションを実施

理事会の場で、選定した会社にそれぞれプレゼンテーションを実施してもらいます。また理事会以外にも、管理組合全体にむけて説明してもらう場合もあります。プレゼンテーションの時間は1時間程度です。 

プレゼンテーションに参加した人にはアンケートを実施し、その意見を参考に理事会で推薦する会社を1社に絞ります。 

 説明時には営業担当者だけではなく、管理担当者の出席を依頼すれば、担当者の人柄や対応力などを確認できます。担当者と面識を持っておけば、実際に依頼したときのイメージも持ちやすいです。 

理事会での決議

管理会社を変更することについて、理事会決議を行います。理事会決議は理事の多数決で決定し、議事録にも記載しなければなりません。 

管理組合員に対する事前説明会の開催

理事会決議後には、管理組合員に対して事前の説明会を開催します。とくに事前にアンケートを実施し、新しい会社へ変更することに対して意見が分かれている場合には開催が望ましいです。 

 事前説明ではなぜ会社の変更を検討しなければならないのか、理事会がどのように検討を進めてきたのかなどその経緯を説明します。事前説明会を開催すると、総会で賛同を得られる可能性が高いです。 

総会準備と開催

理事会が推薦する新しい管理会社による組合員向けの説明会を開催後、総会で会社変更を決議します。通常総会の開催予定日が遠い場合には、臨時総会を開催する流れです。管理規約での定めがとくになければ、総会・臨時総会の参加者のうち過半数の賛成で可決されます。 

また、総会を行う場合、事前に総会議案書を組合員全員に配布しなければなりません。議案書に関しては理事会で作成する場合もあれば、管理会社に依頼する場合もあります。現会社に作成を依頼することは難しいため、新しい会社に依頼するとスムーズです。 

現在の管理会社の契約解約

現在契約している会社との管理委託契約を解除します。旧会社に対して、解約通知の申し入れを行います。原則として、解約日を明記した「解約通知書」の作成・送付が必要です。 

 ​契約の解約は3か月前までの前通知が必要です。業務委託契約は、3か月の猶予期間をつけて解約通告をすれば解約の申し入れは完了します。 

新管理会社との契約締結

解約が決まったら、新管理会社と契約を締結します。契約書の内容に不備や間違いはないか、細かい内容までしっかりと確実に確認します。 

管理業務の引き継ぎ

旧会社に預けていた書類や通帳、印鑑、マンション共用部分の鍵、細かな備品などを新会社へ引き渡します。引き継ぎ作業に関しては管理会社同士で行うのが一般的ですが、引き継ぎ漏れが起こらないように、理事メンバーが立ち会う場合もあります。 

 立ち会わない場合には、引き継ぎの進捗状況や引き継ぎ完了報告を受けるようにしておくと安心です。管理業務の引き継ぎがきちんと行われないと、その後のトラブルが発生するリスクが高まります。必ず管理業務の引き継ぎは徹底して行ってもらうように伝えておきましょう。 

マンション管理会社の変更で避けたい失敗事例

ここでは、マンション管理会社を変更する際に起こりやすい失敗例を紹介します。

変更手続きに関するトラブル

管理会社を変更する際の手続きで、トラブルが起こる可能性があります。変更の手続きをする際には、現行の会社の対応履歴やこれまでのマンション管理状況が把握できる書類が必要です。 

 旧会社との管理委託契約書や管理規約、直近の総会資料、直近の点検報告書、マンション設計図などの書類が用意できないと変更手続きが進行しません。 

 会社の変更を検討し始めた時点で、これらの書類をきちんと準備しておく必要があります。 

書類が揃わなければ変更手続きがスムーズに進まず、管理会社変更が​​​スムーズにいき​ません。 

引き継の不備による業務トラブル

これまでの会社から新しい会社へきちんと引き継ぎができておらず、業務トラブルが起きてしまう事例は少なくありません。会社同士での引き継ぎが確実に行われていないと、入居者からのクレームにつながる​おそ​れがあります。 

 マンション管理会社の引き継ぎのときには、新・旧のマンション管理会社からそれぞれ引き継ぎ状況を報告してもらい、管理組合側で引き継ぎ漏れがないのかをチェックすることが重要です。引き継ぎは会社同士で行われますが、引き継ぎのときに理事会メンバーが同席してもかまいません。 

 進行状況を連絡してもらい細かく確認します。引き継ぎの不備は管理会社を変更する際のトラブルとして非常に多いです。現行の会社には新しい会社にきちんと引き継ぎ業務を行ってもらうように伝えておきましょう。 

引き継ぎ内容に関する相違トラブル

引き継ぎ内容に関する相違トラブルは起こりやすいです。とくに、入居者からのクレームに関して引き継ぎ内容に相違があると、住人からの更なるクレームにつながります。 

 また、管理組合の運営・取り組みなどについてもきちんと引き継ぎ共有してもらえていないと、住人同士のトラブルに発展する可能性もあります。 

 引き継ぎ内容に関する相違トラブルが起こらないように、しっかり引き継ぎを行ってもらわなければなりません。口頭での引き継ぎではなく、文書などに残す形での引き継ぎが望ましいです。 

業務範囲・内容の違いに関するトラブル

これまでの会社が行ってくれていた管理業務が、新しい会社の基本的な契約内容に含まれていなかったというケースは多いです。その場合、オプション料金や別途契約が必要になるため​​​​、​十分精査する必要があります。​​     ​ 

 会社によって管理する業務範囲は異なり、提供しているサービスにも違いがあります。業務範囲や内容の違いに関するトラブルは多いので、契約前には新・旧の会社の管理委託契約書を細部まで確認し、業務範囲を比較しなければなりません。 

管理会社変更の際のトラブルを回避するためのポイント

管理会社を変更する際、トラブルを回避するポイントをまとめます。

管理会社選定時に詳細な比較検討を行う

​​管理にかかる金額だけで会社を選ぶことはおすすめできません。金額だけで管理会社を決定してしまうと​、​後々トラブルが起こりやすくなります。​​​ 

​​​​​​具体的には、​マンション​の​住人が求める業務にきちんと対応してくれるかが重要です。​これまで行われていた業務への対応がない、または住人が求める水準と比較したとき不十分な対応だった場合、住人から不満が出る可能性があるためです。​​​​ 

 ​​管理会社の選定時には詳細な比較検討を行い、業務内容の違いなどを​しっかり​確認しておきま​しょう​​。

総会での決議を確実に通過させるための準備を万全にする   

会社変更をスムーズに行うためには、総会での決議を確実に通過させる必要があります。総会で決議させるには、事前の準備を万全にすることが大切です。 

 総会議決書を作成し、総会前には全組合員に議決書を配布し、出欠票の回収と集計を行います。また組合員を対象に、変更についての説明会を事前に開催しておくことで、総会での決議がスムーズです。 

注意点を押さえて信頼できるマンション管理会社を選ぶ

信頼できるマンション管理の会社を選ぶポイントは​、​以下のとおりです。 

担当者の実績を確認する

担当者に実績があるかどうかはチェックしておきたいポイントです。マンション管理は担当者のスキルによって業務のクオリティに大きく差が生じます。担当者のこれまでの実績を見て、信頼できるかどうかを確認してください。 

 コミュニケーション能力やタスク管理能力など、人間の部分も重要です。円滑な意思疎通が可能であることはもちろん、月次書類などの期日管理を徹底できる担当者かどうかも、業務のクオリティに大きくかかわるためです。 

​​マンション管理では、総会や理事会の議案書をはじめ、月次報告書などの各種書類を作成する機会が多いため、担当者は誠実さと責任感を持って業務を行わなくてはなりません。また、報告・連絡・相談を欠かさず、わかりやすく説明できるコミュニケーション能力も大切です。​ 

​​​​​ そのため、実際に担当者と顔を合わせて話をしてみて、人柄などをチェックしておきましょう。スムーズに対応してくれる担当者に任せることで、トラブルを回避できます。​ 

滞納の対処方法が明確であるか

マンション管理費や修繕積立費を滞納するマンション住人がいます。滞納が発生したときに、滞納者に対しての対処方法が明確であるかどうかは​、​チェックしておきたいポイントです。 

 滞納者に対する対処方法には、書面・電話での督促や家への訪問、法定手続きなどがあります。督促をする期間や回数などが​、​明確にルール化されていることが重要です。未収金に関して​、​滞納者に電話・督促・訪問を確実に実施してくれる会社を選びましょう。

修繕対応の範囲を確認する 

対応してくれる修繕範囲は各会社で異なるため、事前に確認が必要です。長期修繕計画の提案・作成を行ってくれるのか、長期修繕計画書の作成は有料なのか無料なのか、修繕に対して管理会社がどのように携わるのかなど​、​詳しく確認しておくと安心です。

管理組合の立場になって考えてくれるか

管理組合の立場になって考えてくれる会社が理想的です。親身に対応してくれる会社であれば​、​管理組合の立場になった提案をしてくれます。管理規約や修繕計画について改善案を依頼できるのかどうか​ 、事前に確認してください。

適切な資金管理能力があるか

マンション管理には諸経費が掛かります。適切な資金管理能力があり、諸経費の管理やコスト削減の提案ができる会社を選ぶことがおすすめです。そして、諸経費は会社側が出すのか、組合側が負担するのか明確にしてから契約を決めます。 

定期点検・設備点検への対応が十分か

定期点検や設備点検への対応が十分に行われるかどうかは確認しておきたいところです。会社によって定期点検や設備点検の範囲は異なります。また、対応の仕方や早さも重要です。 

たとえば、日常的に使用される設備のなかには、エレベーターのような安全性の確保が必要なものもあります。定期点検が確実に行われていることはもちろん、万が一非常事態が発生したときの連絡体制が整っていることが求められます。

問い合わせの対応が遅かったり、不親切であったりする場合は、住民にとっても不安要素となるため、注意が必要です。

まとめ

マンションの管理会社に不満を感じている場合は、会社の変更を検討するのも一つの方法です。会社を変更することによって管理費用の見直しができるだけでなく、業務のクオリティの向上を図れるなど様々なメリットが得られます。

会社を変更する際は、見積もり依頼をはじめ、理事会での決議や、総会準備、現行する会社との契約解除、業務内容の引き継ぎなど、順序立てて進めていく必要があります。

業務範囲の違いや引き継ぎ内容に関するトラブルなどを避けるため、しっかり準備することがおすすめです。