こんにちは！あなぶきハウジングサービスの濱崎です。
日々忙しく業務を行っていると、時々平日か週末かが判らなくなってしまうことがあります。（大丈夫か？、ハマザキ？）
マンション管理組合の担当者（所謂フロントといいます）が居住者の方と直接お話しする際、「濱崎さん忙しいですね」とか、「いつ休んでいるんですか？」とのご意見をいただくことがございます。
理由として、皆様とお会いする機会として「理事会」「総会」等の会合があり、その会合自体が土日等の週末に開催されることが多いため、そのようなご質問をいただくことがあるのかなと思います。
そこで、今回は、管理会社のフロントのお仕事についてご紹介しましょう！
マンション管理会社とは？
わたくしどものお仕事を紹介する前に、そもそもマンション管理会社とは？についてお話しします。
マンション管理会社といっても、分譲マンションを管理する管理会社と、賃貸物件を管理する管理会社がございます。ここでは、前者のマンションの管理会社についてご紹介いたします。マンションにおける管理会社とは、管理組合から委託を受けて「管理事務」を行う会社のことをいいます。
この管理事務とは、マンションの管理に関する事務のことで、以下の3業務を指します。
① 管理組合の会計の収入および支出の調定
② 出納
③ マンションのマンション（専有部分を除く）の維持または修繕に関する企画または実施の調整の「基幹事務」を含む事務
管理会社へ委託する理由
では、このような業務について、なぜ、管理組合が管理会社に管理を委託するのかというと、マンションは区分所有者によって構成される管理組合の話し合いによって管理がされますが、多くのマンションは自分たちだけでは管理しきれないことが多いため、外部の専門家である管理会社等に管理を委託することが多いのです。
マンション管理の何をどのように任せるかは、管理組合と管理会社との管理委託契約で取り決めており、管理会社はこの契約内容に基づき業務を実施します。つまり、管理会社は管理組合の運営をサポートする業務を生業としており、お部屋内（専有部といいます）での対応は別途となります。
ちなみに、あなぶきハウジングサービスでは、専有部の付帯サービス「ハッピーサポート」というサービスを提供しており、専有部内のお困りごとのサポート、また管理組合のポータルサイト「オーナーズサイト」により、いつでもどこでも管理組合の情報やお得情報にアクセスできるサービスを提供しております。
興味がある方は、一度ホームページ等でご確認ください。
ハピサポについて | あなぶきハウジングサービス (anabuki-housing.co.jp)
余談ですが、分譲マンションにお住まいでない方に、わたくしどもの業務をご理解いただくことは難しいことが多いのです。時に、マンションに常駐している管理員と混同されることもしばしば。。
私も、以前（独身時代ですが）飲み会の席上、仕事内容をご理解いただくことに一苦労したことがございます。
管理会社のお仕事（委託業務について）
では、管理会社のお仕事は、具体的にどんなものがあるでしょうか。管理会社へ委託される業務内容には、「事務管理業務」「管理員業務」「清掃業務」「建物・設備管理業務」などがあります。
そのなかで、管理会社へ上記記載の内容を全部丸ごとお任せする「全部委託管理方式※①」を採用するのか、一部を委託する「一部委託管理方式※②」を採用するのかは、管理組合が決定することとなります。
例えば、「管理員業務」については、管理組合からの直接雇用にするとか、エレベーター設備点検は、管理組合との直接契約にされる等、様々な形態がございます。
ちなみに、管理委託契約書をご覧いただくとお分かりの方もいらっしゃるかもしれませんが、「警備業法に定める警備業務」（非常通報等の設備と言えばわかりやすいでしょう）は、管理会社の業務内容には含まれておりません。
※① 管理組合の行う大半の業務を管理会社に委託する方式。区分所有者の労力や時間的負担が軽減され、管理会社の専門的かつ総合的なサービスが受けられる。設備の故障など緊急時にも迅速な対応も可能。但し、一部委託管理方式と比較して、費用負担が大きいこと、また「管理会社任せ」となることで、区分所有者のマンション管理に対する意識の低下の恐れも。
※② 管理の一部を管理会社に委託する方式。「自主管理」の管理組合が基本。全部委託管理方式と比べると費用を抑えられるものの、その分区分所有者個人の労力や時間的負担が大きい。
フロント社員の日常業務
何をやっているの？
では、そんな管理会社のフロントは、普段何をしているのでしょう？
そもそもなぜ、管理組合が管理会社に管理を委託するのかというと、マンションは区分所有者によって構成される管理組合の話し合いによって管理がなされますが、多くのマンションは自分たちだけでは管理しきれないことが多いため、外部の専門家である管理会社等に管理を委託することが多いのです。
マンション管理の何をどのように任せるかは、予め管理組合と管理会社との管理委託契約で取り決めています。管理会社はこの契約に基づき業務を実施します。
具体的な業務の一例として、管理会社フロント社員は、以下の業務を中心に行っております。
〇管理組合への会合サポート
〇議事録の作成、理事会への提案資料の作成
〇計画修繕工事の提案、不具合箇所の点検報告等に基づく工事提案
〇お客様からの苦情、クレーム対応
冒頭でもお伝えしましたが、分譲マンションの管理会社のフロント社員の主な業務内容は、管理組合の運営に関するサポート業務です。その中でも、当期の理事会等の会合のサポート業務が大きなウェイトを占めています。
具体的には、理事会にて審議をいただく内容（議案）に関する資料作成、および施工業者との事前準備（現地調査や立会いもございます）ならびに資料のとりまとめ（見積もりの取得もございます）、継続審議となっている議題に対しての回答や調査結果の報告等がございます。
「理事会を開催しましょう！」というものの、当日審議いただく内容について、予め事前準備をする必要があることから、管理会社フロントは、理事会前には各業者との調整に奔走します。
理事会や総会については、会合終了後に「議事録」を作成することとなります。議事録については、管理組合の貴重な記録となるため、審議した内容および承認（決議）した内容を記す必要があり、管理組合運営のサポート業務としても重要な業務として捉えております。
計画修繕工事の提案については、管理組合様にて作成を行っている「長期修繕計画」に基づき、一定の周期ごとに推奨されている工事についてのご提案を差し上げます。また、委託されている業務の中で、「建物設備管理業務」において、例えば消防設備に不具合等が発見された場合、改修工事等のご提案をさせていただくこととなります。
不具合のまま放置しておくことで、マンションの本来持つ機能や設備が不全となってしまうことから、結果としてお住まいになられている皆様にご不便をおかけしてしまうことを未然に防ぐ（予防保全）の意味もございます。そのため、状況に応じて管理会社よりご提案をさせていただくこととなります。
またお客様からの個別のご相談に関して、管理会社としては、共用部（管理組合の運営サポート業務）に関する業務の委託をされているため、基本的に個人間の紛争には関与しないこととなっておりますが、個別にお客様からのお問い合わせに対して対応させていただくことがございます。
具体的な例を挙げますと、上下階等の近隣からの騒音や指定日以外に出されるゴミ等の問題が多いように思えます。管理会社としては、「迷惑をかけている方に直接」というよりも、居住者の皆様あてに周知や文書の配付等で対応することが多いかと存じます。
いつ休んでるの？
さて、ここで私たちの会社の休暇についてご紹介しましょう。
私ども「あなぶきハウジングサービス」は、分譲マンションの管理だけでなく、賃貸管理、パーキング事業等、不動産に関する総合サービス企業であります。
そのため、休日についても、土日祝日の部署もあれば、水曜日と日曜日といった部署もございます。こと分譲マンションの管理部門においても、西日本と東日本では休日が異なります。
ただ、冒頭のセリフではないですが、「濱崎さん、いつ休んでるの？」と、労わっていただける機会がございます。
それは、理事会と呼ばれる会合が、土曜日や日曜日といった、一般的に見ると（本来会社カレンダーでもお休みですが）休日に会合やイベント（消防訓練やクリスマス会など）を行う機会が多いことから、各会合に出席をすることにより、自然と土曜日、日曜日問わず業務を行うこととなります。
ただ、振替休日を平日に取得したり、年末年始や夏季休暇にまとまって休暇を取得することで、気持ちも新たリフレッシュしております。
…ですが。忙しいですか？と聞かれれば、「かなり忙しいです！」とお答えするようにしております笑。
どこに居るの？
管理会社のフロント社員の居場所、実はこれも意外と聞かれる質問です。
というのも、管理会社のフロント社員は「自分の住んでいるマンション」「管理していただいているマンショ」に常にいる、もしくは巡回していると思われている方が意外と多いのです。
管理会社の社員は、管理会社にもよりますが、通常複数のマンション管理組合様を担当しております。そのため、皆様のマンションへの巡回は行いますが、特定のマンションに常駐していることはほぼございません。
なお、「ほぼ」と回答したのには理由があり、ごく少数ですが、管理会社のフロントがマンションに常駐していることもございます。
まとめ
いかがでしたでしょうか、わたくしども管理会社のフロント社員の業務について、少しでもご理解いただけたならば幸いです。
本文の中でもお話ししたように、管理会社のフロント社員の業務内容は意外と知られてない現状がございます。ただ、「なんかいつも忙しそう」といった印象をお持ちの方（特に理事長ご経験者の方はそう思われるかもしれません）もいらっしゃると思いますが、少しでもご理解いただけたならうれしいです。
引き続き、少しでも皆さまのご負担を軽減できるようサポートをさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。
濱崎修一
濱崎 修一（はまざき しゅういち）
香川県高松市出身。
メーカー、人材サービス業の営業を経て、２０１０年入社。
入社以来、分譲管理部門に一貫して従事、四国（松山）、中国（山口）、そして２０１６年の熊本地震直後より九州・熊本にて赴任しました。
現在は、数十年ぶりの関西（西神戸支店）にて勤務しております。
様々なご入居者様との交流を通じて、自分自身日々成長を感じながら業務を行っています。
これからもマンションにお住いの皆様にとって、日々の住生活がより豊かになるよう、「しあわせ『感』理」の情報発信を行っていければと思います。
保有資格：管理業務主任者
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