分譲マンションの管理とは？ ～奮闘する新入社員のとある1日とともに～

こんにちは。あなぶきハウジングサービスの横尾です。

前回のブログに登場しました愛犬の豆柴ちゃんが、我が家にも私にも慣れてきたようで、私が仕事から帰って来ると膝の上に飛び乗ってきてくれます。嬉しくてにやけちゃいます、、。

今回は私の所属している分譲マンションの管理課について、とある1日のスケジュールとともに紹介していきたいと思います。

1. 配属発表
2. とある1日のスケジュール
3. 事務業務
4. 物件巡回・工事立会
5. 総会・理事会
6. 最後に

配属発表

以前お話ししたオンライン研修の最終日に配属発表が行われました。一人ずつ名前順で配属先の発表があり、名字が「横尾」である私は最後の方の発表だったため、先に発表があった同期の配属先を聞きながらドキドキして待っていました。

名前が呼ばれ、発表されたのは九州支社　分譲第二グループ　福岡南支店　管理課です。

まずは馴染みのある九州の福岡、そして区域も中学、高校の時よく通っていた場所だったため、少し安心したのを覚えています。しかし、それと同時に今まで大学の4年間賃貸マンションには住んでいたものの、分譲マンションについて無知な私はやっていけるのか、という不安が頭をよぎりました。

配属されて5カ月たった今でも、毎日のように分からない事・初めて聞く事が次々と出てくる私ですが、今まで学んだ事を紹介していけたらと思います。

とある1日のスケジュール

9：00　　　　　　出社

9：00~　　　　　事務業務

12：00~　　　　昼食

13：00~　　　　物件巡回・工事立会

16：00~　　　　帰社・事務業務

19：00~　　　　総会・理事会

事務業務

事務所では、月内に開催される総会・理事会に必要な資料・議事録作成・各種お問い合わせに対する電話対応・メール返信などの事務業務を行います。また、各種点検・工事に携わっていただいている専門業者の方と打ち合わせを行い、現地調査の結果を踏まえた現状を教えてもらう事で状況を把握し、お客様へ報告・説明が出来るようにします。

その他にも緊急対応などを含め、突発的な外出などもあるため、余裕を持って行う必要があります。配属5ヵ月の私は、先輩達の何倍もの時間をかけて資料・議事録を作成し、また電話などでお客様からのご質問・ご要望を解決するにも時間が掛かるため、この時間を短縮出来るようにすることが、今の目標です。

物件巡回・工事立会

物件巡回では、、物件の現状把握のため、上階から順番に建物内外を確認していきます。管理員さんが日常的に勤務している物件では、管理員さんが困っていることがないか、などを中心に打ち合わせし、コミュニケーションを図っています。

時には、マンションで行う工事に立会うこともあります。

こちらの物件では外階段の扉の下の枠が膨れてしまい、完全に閉まらなくなってしまったため、このままの状態では強風時に扉が勝手に開いてしまう状態となっています。

補修では扉を外し下の膨れて閉まらなくなった箇所を削ります。

削った後は扉を一旦戻し、閉まらなければ再度扉を外して削り、、、と微調整を繰り返しながら補修していきます。

この補修を繰り返した後、最終的にはこの写真のとおり正常に閉まるようになりました。

物件巡回・工事立会等を含め、現地を訪問する際は車を使用することが多いのですが、配属されるまで運転免許証は持っていたものの、ほぼ運転する機会のなかったペーパードライバーの私、、、。一人で運転が出来ないと支障を来すことが多いため、先輩達の物件巡回へ同行する際に、運転を教えてもらいながら、なんとか8月に1人運転デビューをすることが出来ました！（運転練習に付き合って貰ってる時何度もヒヤッとする事があり、、、感謝です、、。）

総会・理事会

マンションについて無知だった私にとって、総会・理事会という言葉も初めて耳にする事でした。

理事会ではマンションの役員さんが集まり、現在マンションで課題となっていること、必要な修繕工事の検討等を行います。

そこで決まった事を1年に1回開催される「通常総会」という場で、多数の方が出席される中で説明をおこないます。、採決等に関連する運営の補助も行います。通常総会まで時間的余裕が無い事案（早く行ったほうが良い工事やマンション保険の更新など、、、）がある場合は臨時総会を開く事もあります。

このような会合が開催される時間帯はマンションによって異なりますが、居住者の方が集まりやすい平日の18時、19時や休日に行う事が多いです。

私も先輩に付き添ってもらいながら、説明を行いますが、反省することばかりです、、、。

緊張のあまり話すスピードが速くなってしまう事や、説明の内容が分かりずらい、質問をいただいた時に自信を持って回答出来ない、など多々あります。そのため、先輩の理事会・総会に同行させて貰い、どのような言い回しをするか、なぜその修繕を行う必要があるのか、難しい内容もわかりやすく説明できる方法などを学んでいます。早く自分のものに出来るよう頑張ります！