マンション管理担当者の方必見!議事録作成の3つのポイント

北林真一 北林真一

今回は、マンション総会の議事録の作成についてお話します。マンション管理担当の方やマンションの役員で議事録を作っている方は参考にしてみてくださいね。

総会に要した時間が3時間…。あなたは総会議事録を効率よく書けますか?各区分所有者の質疑に対し、マンション役員の応答、場面によっては管理担当者(フロントマン)の応答もあります。また、総会が紛糾するときもあり、議題から話が脱線して長丁場になる場合もありますよね。さあ大変!!でも、大丈夫です。3つのポイントを覚えておいてください。

無題

ところで、そもそも議事録は“誰が作成する”のでしょうか?

「マンション標準管理規約」の第49条(議事録の作成、保管)をご覧ください。規約にはこう書かれています。

1 総会の議事については、議長は、議事録を作成しなければならない
2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

「マンション標準管理委託契約書」の(別表第1 事務管理業務)をご覧ください。
基幹事務以外の事務管理業務の中の総会支援業務として、「議事録の作成」が記載されています。つまり理事長に代わって管理担当者が作成することになります。

1.議事録に記載する内容を知っておく

総会議事録に記載すべき内容は、議事の経過の要領と結果』であり、これを記録することを要し、かつ、この記録があれば足ります。

議事の経過については、その要領(要約したもの)のみを記録することを要し、記載すべき事項は、以下のとおりです。

  • 総会の日時および場所
  • 議長の開会宣言
  • 組合員総数、議決権総数、出席組合員数、出席議決権数(本人出席数、委任状による代理人出席数、議決権行使書面数)
  • 議案の提出
  • 議案についての説明の概要
  • 質疑応答の重要なもの
  • 議事運営の動議と結果
  • 議案に対する動議と結果
  • 議案の採決とその結果
  • 議長の閉会宣言とその時刻

議事の結果、すなわち議案の採否や継続等の記録を必ず記録します。

議案の採否以外の議事については、簡潔に記録すれば足ります。

なお、作成された議事録は、議長と出席者2名が確認し、署名捺印をします。

 

2.質疑応答の記録の仕方

質疑応答については、その旨記録することが望まれますが、その内容を逐一記録する必要はありません。採決に影響を及ぼすような重要な発言については、記録しておくことが望ましいです。区分所有者から発言内容を総会議事録に記録するよう要求された場合、議事の経過に関する発言や、議事に影響を及ぼすような重要な発言については、記録すべきです。そうでない発言については、必ずしも応じる必要はありません。記録する場合は、その要点のみで足ります。

3.議事録作成の注意点と5つのコツ

もう一度、「マンション標準管理規約」第48条(議決事項)をご覧ください。こう書かれています。

次の各号に掲げる事項については、総会の決議を経なければならない。

一 収支決算及び事業報告

二 収支予算及び事業計画

三 管理費等及び使用料の額並びに賦課徴収方法

四 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止

五 長期修繕計画の作成又は変更

六 第28条第1項に定める特別の管理の実施並びにそれに充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩し

七 第28条第2項に定める建物の建替えに係る計画又は設計等の経費のための修繕積立金の取崩し

八 修繕積立金の保管及び運用方法

九 第21条第2項に定める管理の実施

十 区分所有法第57条第2項及び前条第3項第三号の訴えの提起並びにこれらの訴えを提起すべき者の選任

十一 建物の一部が滅失した場合の滅失した共用部分の復旧

十二 区分所有法第62条第1項の場合の建替え

十三 役員の選任及び解任並びに役員活動費の額及び支払方法

十四 組合管理部分に関する管理委託契約の締結

十五 その他管理組合の業務に関する重要事項

 

つまり、総会で審議する議案は、上記の項目の中から上程されます。書き方に決まりはありませんが、以下のような議案書を作成します。

 

第1号議案 第12期事業報告および収支決算報告承認の件

第2号議案 管理委託契約(同一条件or条件変更)更新承認の件

第3号議案 ~

第4号議案 ~

第5号議案 ~

第6号議案 第13期事業計画および収支予算案承認の件

第7号議案 第13期役員選任承認の件

 

総会議事録を作成する5つのコツ

  1. 総会議事録に記載すべき内容は、各議案の『議事の経過の要領と結果』です。
  2. 議事録には、上記の記載事項を漏らさず、質疑応答を簡潔に書くことです。
  3. 管理組合の議事録は、期別に保管されますので、ページ設定を決め、フォントや書式の統一が大事です。
  4. 用字・用語を統一し、読み易く,分かり易く、正確に書くことが大切です。
  5. 総会支援業務としての議事録作成は、管理担当者変更の都度、書式が変わると一貫性がなくなります。また、会社の業務品質が問われます。会社としての統一書式が望まれます。

まとめ

総会の議事進行をボイスレコーダーで録音し、それを聞きながら議事録を書き起こす人がいます。しかし、録音を3時間も聞くのは辛いですし、時間のロスです。議案書と議事録をセットにした「テンプレート」を作成しておけば、間違いが少なくなり、生産性は上がります。書いた内容に問題がなくても、読み手が疲れるような議事録はダメです。議案がどのように審議され、結論はどうなったかが一目でわかるような議事録がベターです。

次回からこのポイントをもとに議事録作成にあたってみてくださいね。

 

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北林真一

北林真一

あなぶきハウジングサービス 北林 真一(きたばやし しんいち)
大学卒業後、一貫して不動産業界に従事してきました。
皆さまの大事なお住まい(マンション)のことは私にお任せください。
【得意分野】・合意形成の進め方 ・大規模修繕工事
【モットー】謙虚であれ、誠実であれ
【特技】日本酒と音楽(邦楽除く)は少しだけ詳しいです。
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