こんにちは。あなぶきセザールサポートの久米です。
マンション管理会社が管理組合に委託されて行う会計業務には大きく分けて管理費等の徴収や工事代の支払い等を行う『出納業務』と、月次収支報告書や決算資料・予算案などを作成する『会計業務』があります。ほとんどの管理組合が会計業務のすべてを管理会社に委託しているのではないでしょうか？
今回は『出納業務』の主な内容について、当社の例を挙げながらお話ししたいと思います。
- 管理費・修繕積立金の出納・保管・管理
- 未納者への督促業務
- 管理委託費や工事代などの支払業務
- まとめ
管理費・修繕積立金の出納・保管・管理
出納業務の中で一番大切な業務として管理費・修繕積立金の出納業務があります。この管理費・修繕積立金はマンションを維持していくうえで、必要な資金となります。
管理組合または管理会社が収納会社と契約し、収納会社がデータに基づき区分所有者の銀行口座から引き落としをかけます。当社では出納業務に必要な区分所有者の変更や駐車場の契約・解約なども会計システムで一元管理しています。また収納口座に入金された管理費は通常の管理に要する費用の支払いを行ったのちに保管口座（管理費）へ、修繕積立金は、そのまま保管口座（修繕積立金）へ当月分を翌月末までに振替を行います。
参考記事→『マンション管理組合の会計│管理費等の支払い方法について 』
未納者への督促業務
支払期日までに管理費等の入金がない区分所有者に督促を行います。
手紙による督促、電話による督促、もしくはその両方を行います。当社では定められた期日までに入金がない未納者へ会計システムより出力された未納者のデータを基に、コンビニエンスストアでお支払いできる納付書をお送りしています。わざわざ銀行へ行き振込手続きをしなくても、お近くのコンビニエンスストアで管理費等を支払うことができます。また納付書の郵送とあわせて管理フロント社員による電話督促、長期間にわたって支払いのない区分所有者には内容証明の発送や法的措置のサポート業務も行います。
管理委託費や工事代などの支払業務
管理組合の口座から管理委託費や工事代などの支払業務を行います。
管理委託費や各種点検や清掃業務などの通常の管理に要する費用は収納口座から、それ以外の大規模修繕などの工事代は理事長の承認を得たうえで、管理組合の保管口座から支払をします。当社では支払いをする前に会計担当、上司２名のチェック体制で確認を行い、承認されたもののみ支払いを行っています。このような業務を管理会社に委託していない自主管理の管理組合であれば、金融機関が開いている平日の日中に時間を割いて銀行の窓口に足を運ばなければいけません。
まとめ
今回はマンション管理会社が行っている会計業務の中でも出納業務についてお話ししました。
出納業務を管理会社に委託するメリットとしては、データが会計システムで一元管理されているところが挙げられるのではないでしょうか。当社では区分所有者の変更や工事代等の支払い業務に関してもすべて同一の会計システムに入力し、担当のみではなく２名以上のチェック体制で行っています。そして、今回お話しした出納業務のデータを基に月次収支報告書などの会計資料を作成していきます。詳しくは次回、『会計業務』についてご紹介します。
久米 則子
新卒で入社してから経理一筋。ホテル業の経理、マンション販売の経理、マンション管理業の企業会計とさまざまな業種の経理業務に携わってきました。現在はマンション管理組合の会計業務に従事し、スピードと正確性を重視し、忙しい時こそ笑顔で！をモットーに仕事に取り組んでいます。管理業務主任者を取得し、資格を活かした会計業務のお役立ち情報をお届けしたいと思います。
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