みなさん、こんにちは。あなぶきハウジングサービスの橋本です。
さて、今回は管理会社の変更の流れについて７つのポイントの中から①～④までご紹介します！
管理会社変更の流れは？
まずは、管理会社変更をする際の流れからご紹介します。
①管理会社の候補を選定する
②理事会で見積を取得する管理会社として数社を選定し見積依頼を行う
③全体プレゼンテーションをお願いする管理会社を2～3社に絞る
④全体プレゼンテーションの実施
⑤組合員の意見をまとめる
⑥組合員の意見を参考に新管理会社候補を理事会で内定
⑦総会にて管理会社変更の決議をとる
管理会社変更は以上のよう流れで進めます。この流れを理解しておけば、スムーズに進めることができるかもしれません。
それでは、①管理会社の候補を選定するをご紹介します。
①管理会社の候補を選定する
管理会社候補の選び方は組合によって異なりますが、現在はインターネットで検索すれば様々な会社を見ることができます。候補会社は3～5社程度を選定するのが一般的です。
候補会社を選定したら、各会社を一同に現地に招いての面談や候補会社ごとに日程を決めて個別で面談を行います。進め方は組合ごとによって異なりますので、このやり方じゃないとダメといったことはありません。
②理事会で見積を取得する管理会社を数社決定し、見積依頼を行う
面談後には、見積を作成するための現地調査を行い、現地調査から約2～3週間を見積の提出期限とし、各社に見積を依頼します。
多くの場合、管理組合が現行の委託契約書を見せて候補会社に見積依頼をしているかと思います。
注意していただきたいのは、見積内容は各社見積仕様が同じになっているかということです。
例えば、管理員の勤務条件や各設備点検の仕様があります。管理員の勤務条件であれば年末年始やお盆、祝日などの休日は仕様と合っているか。エレベーターの設備点検であれば、メーカー系なのか独立系による点検なのか等の確認が必要になります。
③全体プレゼンテーションをお願いする管理会社を2～3社に絞る
各社の見積をもとに、管理実績などからプレゼンテーションを行う会社を選定します。プレゼンテーションに参加する会社は2～3社に絞ることが多いです。
重要なことは見積の内容・金額が組合の意向に合致しているかです。
“安かろう悪かろう”では管理会社を変更した意味がないので、金額だけではなく、今抱えている問題などに対応している見積なのか、組合が求めている内容の見積を出してくれる会社を選定しましょう。
私の体験では、理事長から「現在の清掃が高いのに行き届いていないので不満がある」ことをヒアリングしたので、自社グループである東京ファシリティーサービスで日常清掃の頻度を下げ、代わりに定期清掃の回数を増やしご満足いただきました。
（状況によって異なりますので、必ずコストを下げることができるとは限りません！）
④全体プレゼンテーションの実施
プレゼンテーションでは、会社のサービスやその会社の考え方について説明を受けます。
各社の強みや組合に向けた提案など、各社を比較検討することができる機会ですので、プレゼンテーションには理事会のメンバーのみならず、居住者の方にも参加いただくのが望ましいでしょう。
理事会は、ある程度候補会社の情報を知っていますが、その他の居住者の方々は候補会社のことをよく知らないと思います。居住者が候補会社のことを知らないまま、進めてしまうと「理事会だけで決めたのか」「比較検討しないと分からない」など管理会社変更の話がスムーズに進まないので、プレゼンテーション前には居住者の皆さんに周知することにも気を付けてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は①～④までご紹介しました。ここで重要なのは見積とプレゼンで、候補会社の選定から新管理会社の決定まで多くの会社がいる中から選ぶことになります。
この二つを疎かにすると「管理会社を変えたのに結局前と変わらない」「変えない方がよかった」なんてことになってしまいます。しっかりと精査してより良い管理会社を選んでいきましょう。
次回は新管理会社の決定からからどのように動いていくのか⑤～⑦に分けてご紹介します！
橋本大
橋本 大（はしもと だい）
神奈川川崎市出身 2023年4月入社
賃貸物件の管理会社を経てあなぶきハウジングサービスに入社。
現在は分譲マンションの管理会社変更をお手伝いする営業を行っております。
これまでの経験を活かして皆様が読んで“おもしろい！”と思ってもらえるようなブログを発信していきます！
保有資格：宅地建物取引士
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