未然にトラブル防止!~使用細則を作りましょう~③

佐藤尚斗 佐藤尚斗

あなぶきハウジングサービスの佐藤です。
今回も引き続き様々な使用細則をご紹介します。
是非参考にしてみてください。

前回までに紹介した使用細則

⓵一般的な使用細則
⓶自転車置場使用細則
⓷駐車場使用細則
⓸宅配ロッカー使用細則
⓹ペット使用細則
⓺防犯カメラ使用細則

⓻専有部分修繕等工事使用細則

マンションのお部屋の中(専有部分)の間取りを変えたり、内装を変えたりするリフォーム工事は、管理規約にて事前に届け出をしたうえで理事会の承認のもと実施しなければならないことが定められています。
しかし、管理規約上の文言だけでは、どの程度の修繕から承認が必要なのか、どの程度の仕様の工事でなければならないのか等が明確に規定されていないため、リフォームをしようとする側も、それを承認する側も判断に困ってしまうことが多いです。
そこで、使用細則を作ってルールを明確化しておくことをお勧めします。
盛り込んでおきたい内容としては以下のものが考えられます。

(1)工事申請書の事前提出期間
工事申請の内容を承認するのは理事会となるため、明確に工事実施の何日前に申請をするのか定めておくとよいでしょう。
申請から工事実施までの期間が短いと理事会での検討時間が無く、内容を精査できないまま承認してしまったり、または承認できず工事に入れなかったりと、管理組合にとっても、リフォーム申請者にとっても良くない状況になります。

(2)申請が必要な工事
リフォームと言っても、大掛かりなものもあれば、ごく軽微なものもあります。そのすべてに申請が必要となると、理事会の負担も大きいですし、申請者としても手間がかかります。
たとえば、賃貸住戸でよく行われるクロスの貼り替えやクリーニングのみの作業に申請が必要でしょうか。理事会としても工事を不承認とする理由もないですよね。
そこで、申請が必要な工事をある程度定めておきましょう。
例として以下の工事は申請が必要なものとしましょう。
1.間仕切変更等の住宅の大規模な模様替
2.床のフローリング工事
3.給排水設備やガス設備等の床下や壁内の配管の修繕工事

(3)素材のグレード
マンションの問題として多いのは騒音トラブル。特に上階の歩く音がうるさいという話はもはや定番です。
定番であるが故に、そういったトラブルが起こらないように、床のフローリングには遮音等級というものがあり、音が響きにくい素材のものがあります。
管理組合としても騒音トラブルはできるだけ避けたいので、できるだけ遮音等級が高いものをあらかじめ使用してもらいたいものですよね。
そこで、「床のフローリングには遮音等級L○○~L○○の材質を使用すること」というルールを定めておくとよいでしょう。

⓼保管文書等運用細則

マンション管理を行っているとたくさんの書類が作成されます。
毎年の決算書類、点検報告書、工事報告書、議事録などなど
こういった書類はマンションの管理室に保管していることが多いのではないでしょうか。そしてもう管理室に入りきらない状況にある管理組合も多いのではないでしょうか。
そういったときに書類を整理しようと思っても、どの書類なら処分してしまっても良いか判断できないのではないでしょうか。
実際、管理組合の保管書類については、法律によって保管期間が決められているわけではありません。
そのため、管理組合で細則を定めることによって、書類の整理を行いましょう。
以下に書類の保管期間の目安を記載します。また、保管期間経過して処分する書類でも、データとして別に保存しておくことをお勧めします。
<永久に保存するもの>
・設計図書及び竣工図
・管理規約及び細則
・官公庁届出及び認可書類
・総会及び理事会の議案書及び議事録原本
・大規模修繕工事関連書類(契約書・竣工図書)
・提訴・裁判記録
・勧告・指示・警告記録
<保管期間5年もしくは10年>
・決算報告書
・設備点検報告書
<契約期間や案件終了後破棄>
・駐車場やバイク、自転車契約書
・実施したアンケート原本

⓽役員報酬運用細則

管理組合によっては、役員に報酬を支払っているところもあるかと思います。
そのような場合にも簡単でよいので細則を定めておきましょう。
入れておきたい条文は以下の通りです。
・支払う報酬の額(月額か年額か)
・支払う対象者(役員、防火管理者、委員)
・支払いの時期及び方法
・支払条件(開催理事会の3/4の出席等)

⓾入居者名簿運用細則

万が一の災害等のトラブルが起きた時のために入居者名簿を備えておきたいと考える管理組合も多いのではないでしょうか。
しかし、個人情報保護法の改正により、管理組合も個人情報取り扱いに関する小規模事業者としてみなされることから、取扱いには十分注意しなければなりません。
詳しくは過去の記事にて紹介されておりますので、ご参照ください。

分譲マンションで入居者名簿を整備・運用する際のルールづくり

まとめ

3回にわたり計10個の使用細則等を紹介しました。
使用細則はどのようなものでも自由に各管理組合で定めることができるので、他にも「玄関扉の鍵の取り付けに関する細則」のようにかなり細かい部分についての細則を定めている管理組合もありました。
各マンションによって起こりうるトラブルは違うと思いますので、これまでの記事を参考に、自分のマンションに合った使用細則を定めていただければと思います。

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佐藤尚斗

佐藤尚斗

あなぶきハウジングサービス東京南支店 佐藤 尚斗(さとう なおと)
2012年に入社し、始めに経理業務に従事した後、現在までマンション管理(フロント)業務に従事しています。主に埼玉・東京エリアのマンションを担当してきました。マンションの会計の健全化、収支改善、修繕・資金計画の策定の提案に力を入れています。
お客様に信頼されるようにお客様起点の提案を行います。

保有資格:管理業務主任者 宅地建物取引士
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