前回は「通常総会をスムーズに開催するための4つのポイント」をご紹介しました。
今回は通常総会を成立させるための4つのポイントをご紹介します。
目次
- 総会開催の日程調節は決算理事会の前月までにしておこう
- 総会資料の配布は総会開催日の3週間前にしよう
- 出席票や委任状の提出期限は開催10日前までにしよう
- 提出のない方には督促を行い回収率を上げよう
- まとめ
総会開催の日程調節は決算理事会の前月までにしておこう
総会を成立させるためにはまず出席者がいなければ始まりません。
連休前後や連休中、祝日に総会を開催する場合、連休や祝日はすでに予定を入れている方が多いので出席率が下がってしまうことが多いです。
総会の会場予約を早めに行わないと連休や祝日しか空いていないということもあるので、総会会場がいつから予約受付してもらえるかも事前に確認しおくといいでしょう。
総会開催日の日程調節は前月の理事会で行うのではなく、遅くとも2カ月前には総会開催日を確定して事前に予約を行っておくということを心掛けてください。
できるだけ多くの方にご出席いただくために、総会開催日の予定が決まった時点で理事会議事録や理事会便りでお知らせしておくと尚良いと思います。
総会資料の配布は総会開催日の3週間前にしよう
マンションの総会資料はマンション管理会社が配付しているところがほとんどではないでしょうか？
総会資料の配布期限は標準管理規約で
「少なくとも総会開催日の2週間前までに、会議の日時・場所・目的を示して、組合員に通知しなければならない」
と定められています。
しかし皆さんがその資料に目を通して出席票もしくは委任状を提出するのに2週間前という期間は十分な日数でしょうか？
皆さんが総会への出席を予定するための期間としては短く感じますし、理事会が出席票・委任状を回収する時間を考えても足りないと思います。
あなぶきセザールサポートでは少なくとも3週間前には組合員の皆さまのお手元に総会資料が届くような段取りを心掛けています。
出席表や委任状の提出期限は開催10日前までにしよう
提出期限と総会開催日の間があまりない場合、出席票・委任状を回収する時間も少なくなってしまいます。
配布時期を早める（3週間前などにする）ことによって、提出期限と総会開催日の間の日数を長く設けることができます。
そうすることで次のポイントでもご紹介しますが、提出のない方に督促を行う時間を確保することができるのです。
提出のない方には督促を行い回収率を上げよう
実際にマンションに居住していない方（外部所有者）からの提出がなかなか来ない、といったことはありませんか？
書面での督促だけではなくマンション管理会社と理事会が協力して
・お電話で提出のお願いをする
・メールで提出のお願いをする 等して回収率を上げましょう。
マンションに居住されている方であれば
・インターホン越しで提出お願いをする
・理事会メンバーが未提出の方とマンション内ですれ違った際はひと言声掛けをする
といった方法で回収率をあげている管理組合もあります。
”提出がなかった”で終わるのではなく、少しでも多くの方の意見を集約するためにも提出のない方には督促を行いましょう。
まとめ
今回は通常総会を成立させるための4つのポイントについてご紹介しました。
総会成立はゆとりある計画で行うことが重要です。
ゆとりある計画で行うためにはマンション管理会社の対応・協力も必要不可欠なので、総会成立が危ういことがあった管理組合は上記のことも踏まえ、一度管理会社に改善案を求めてみましょう。
松井 久弥
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