管理組合様必見!管理会社を変更する事前準備!!~マンション管理会社について知っておくべき基礎知識 ~

福山洵 福山洵

こんにちは。あなぶきハウジングサービスの福山(ふくやま)です。

新元号「令和」が発表となり、平成も残すところ1週間となっております。私は今年35歳となり、昭和から平成になるときは、5歳のときでほとんど記憶がありません。歴史的な瞬間を感じることができることに胸をドキドキさせております。「令和」の次の新元号になるときは、どんな人生を歩んでいるのでしょうか。

さて、今回は、管理会社を変更(リプレイス)を行うときに、管理会社を選定する基準として業務内容や種類についてお伝えいたしたいと思っております。

 

1 管理会社への委託業務

管理会社の役割は「快適なマンションライフをご提供すること」と感じております。管理会社の仕事は大きく分けると以下の4点になります。

●事務管理業務

事務管理業務とは基幹事務とそれ以外に分類されます。基幹事務の主な業務のひとつが会計報告になります。マンションの管理・維持には実に様々な費用がかかります。管理会社への管理委託業務費の支払いだけでなく、各居住者様からの管理費・修繕積立金の回収、また滞納や未払い等の督促業務などチェックする業務があります。これらを会計報告として作成・提出する業務となります。
基幹事務以外とされるのは主に理事会や総会の開催や運営支援となります。マンションの問題など議題化をして議論や解決を図っていく場が理事会です。総会は、理事会での審議を承認する場になります。その他に、マンション担当者(フロント)がマンションを巡回・訪問、組合名簿の作成や整理などがあります。

 

●管理員業務

マンションには様々な訪問者がいます。その訪問者の受付や対応を行います。その他、備品の管理やマンションの巡回、業者の立会などの業務を行います。

 

●清掃業務

清掃業務には日常清掃と定期清掃に分けられます。マンション共用部のエントランスや廊下・階段などの清掃を行うことは、日常清掃の役割です。定期清掃では、共用部の廊下を清掃するなど、日常清掃等で落ちない汚れなど専門の機械(ポリッシャーなど)を使用して清掃します。

 

●建物・設備管理業務

マンションの設備状況を確認し、メンテナンスや補修、必要であれば取替や改修を行います。尚、法律で点検が定められているものを法定点検項目と言います。エレベーターや給水設備や排水設備などは法律によって点検期間と回数が定められています。
デベロッパー系管理会社であれば、グループ会社が持っている設計・建築の情報が豊富であり、マンションの修繕、特に、「大規模修繕工事のことを考えると、現在の管理会社を変更するのは不安」という声をよく聞きます。しかし、管理組合には、建築の構造計算書や平面図・立面図、給排水衛生・電気・空調などの設備関係図面など、工事を実施するにあたって必要な情報は全て揃ってます。
また、マンションで行う外装補修工事や設備関連工事等については、マンションを建築した会社でないとうまくできない工事というのは全く存在しません。

 

2 マンション管理会社へ業務委託

管理会社への2つの委託方式をご説明します。

●全部委託方式

マンション管理に関わる業務を一括して管理会社に任せる方式です。最大の長所としては、「管理の質」を維持できることです。
全部委託であればマンションの管理業務を全て管理会社に任せることができ、管理組合の役割としては、意思決定と管理会社の業務のチェックが主たる業務となります。もっとも一般的な方式で、役員様のご負担がもっとも少ない方法です。

●一部委託方式

設備点検や清掃など、管理組合が自ら発注する方式です。全部委託方式と比較すると、業務の実施状況のチェックや業者との契約管理など、管理組合様の負担が大きいのが特徴となります。メリットとしては、管理組合で契約先を選定できることや、直接契約により管理費を削減できる可能性があります。

一般的に「一部委託方式のほうが全部委託方式よりもマンションの管理費を抑えられる」と言われておりますが、実際は必ずしもそうとは限らず、スケールメリットを生かした提案ができる管理会社に委託する場合は、直接契約よりも安く提案できているケースも多く存在します。管理会社を見直す際は、契約形態にこだわらずに見積りを取得することをお勧めします。

 

3 マンション管理会社の種類 ~デベロッパー系管理会社と独立系管理会社~

管理会社の種類についてご紹介します。このマンション管理を提供する管理会社ですが、大小含め、2000以上の登録管理会社があると言われています。その2000以上あるマンション管理会社は大きく分けると以下の2分類に分けられます。それがデベロッパー系管理会社と独立系管理会社です。管理会社のタイプによって強みが異なります。

 

●デベロッパー系管理会社とは

デベロッパー系管理会社とはグループ企業にマンション事業会社(売主)を持つ企業を指します。マンション事業会社が施工・販売したマンションの管理をグループとして受け、マンション管理を行う会社のことを指します。マンション事業会社との連携やフロントマンの担当組合数の基準が設けられているケースが多いため、迅速な対応が可能であり、且つ設計や建設といった情報を多く持っているもの一つの特徴です。

 

●独立系管理会社とは

独立系の管理会社とは、系列グループを持たない管理会社を指します。自社独自のサービスを打ち出したり、管理会社のリプレイスにて事業を拡大してきた会社になります。柔軟でありサービスも多岐にわたることが多いようです。デベロッパー系の管理会社と比べ、比較的に管理委託費が低価格にて提供しておりますが、別の面(大規模修繕工事や改修工事)にてコストがかかる可能性があるとも聞いております。

 

※だたし、これは私の総論であり、この条件にあてはまる会社もあればそうでない会社もあります。どのような管理会社に委託するとしても管理の主体は管理組合様です。任せるだけではなく、自分たちのマンションに合う管理会社を選び、その管理会社と良い関係を築いていくこと、これからのマンション管理において重要だと思っております。

 

4 まとめ

マンションを快適に過ごすためには適切なマンション管理は欠かせません。マンションの清掃や設備の点検や、管理組合様の運営サポートまで幅広くサポートすることが管理会社の仕事であり、管理組合様のマンションライフを有意義過ごしていただくために、マンション管理を行うのが管理会社の役目だと思っております。

次回は、「マンション管理会社の変更体験記~管理会社を変えるまで~」をお伝えします。お楽しみに!

 

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福山洵

福山洵

あなぶきハウジングサービス 福山 洵(ふくやま じゅん)
賃貸アパート・マンションの建築営業や不動産の売買・賃貸の勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当しております。
営業担当エリアは、北部九州エリア(福岡県、佐賀県、大分県、長崎県)です。
様々な人との出会いを大切に、日々鋭意努力しております。

保有資格:宅地建物取引士
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