こんにちは。
あなぶきハウジングサービスの横尾です。
最近は暑くなり半袖を着ても暑く、飼っている犬との散歩は30分で疲れ切ってしまいます。
7.8月の暑さに耐えることができるか今からも不安です、、。
さて、最近は入社二年目ということで担当を務める管理組合様が増えることになりました。そのため、現在の担当を務めている先輩から各マンションの状況を教えてもらい、理事会・総会に同行して引き継ぎを行っています。
引き継ぐ予定の各マンションの状況を確認し、管理規約をはじめとした各種ルール等を整理しながら、今担当しているマンションの理事会準備や緊急対応に追われている毎日です。
そのような中、理事会の開催をオンラインで行う管理組合様に同席する機会がありましたので、ご紹介いたします。
尚、オンラインを活用したマンションの理事会・総会について詳しい内容はこちらからご覧ください。
オンラインを活用した理事会・総会を行うにはマンション管理規約の改定が必要なので、私自身総会にて管理規約改定の提案を行ったことはありましたが、実際は「オンライン理事会」に自分自身が参加したことはありませんでした。
実際行っている様子を拝見すると、今回の理事会はオンラインで参加されている方と実際に理事会開催会場へ集まっている方との併用スタイルでしたが、進行はとてもスムーズでした。
※「オンライン理事会」「オンライン総会」はあなぶきハウジングサービスの登録商標です。
オンライン理事会前の準備
まず初めにオンライン理事会の1回前の理事会で、オンラインでの接続方法など、以下のような資料を基に説明を行います。
今回はZOOMアプリを使用したオンライン理事会となっており、弊社担当者がアプリのインストールの仕方から詳細に説明を致します。
それでもオンラインの接続方法が難しい、という方や直接対話形式を希望される方がいらっしゃる場合は併用型のスタイルとなります。この場合管理会社は理事会開催会場へ赴き、会場にいらっしゃった方の誘導と、オンラインで参加される方と会場とを接続する準備を行います。
役員の皆様には会場へ出席されるか、オンラインで出席されるかを事前にお聞きしておきます。
映像の不具合で資料が見れないということを防ぐため、オンラインで参加される方に対しても理事会資料を事前に配付します。
オンライン理事会
理事会当日は、開催時刻の1時間前にオンラインで参加される方へメールでID・パスワードを送信します。開始10分前の段階では、会場とオンライン参加者の間で映像・音声に不具合が生じていないか確認を行い準備完了です。
今回出席した理事会では、会場へ実際に出席された方だけでの会話にならないよう、こまめにオンラインで参加されている方に声掛けを行っており、とてもスムーズに理事会が進行していました。
こちらの役員様は、オンライン理事会が2度目で、2回ともスムーズに行うことができたため、次回の理事会は全員オンラインでの参加で良いのでは、と仰っていました。
初めはスマートフォンを使い慣れないこともあり「オンライン理事会は難しい」と話されていた方も、テストしながら自分のスマートフォンでオンライン参加できたことに自信を持たれたのか、「現在は大丈夫です」とのことでした。
まとめ
現在私が勤務している福岡県は、緊急事態宣言が発令されていることもあり、理事会を予定していたが会場の公民館が閉鎖されて理事会が中止となったり、開催場所自体は外部では無くマンションのエントランスで行っている場合でも、多くの人が行き交う場所で蜜を避けるため開催を見合わせたりと、実際私が担当している管理組合様の理事会予定はほとんどが延期となりました。それでも緊急検討議題がある管理組合様は理事会の開催に踏み切るものの、換気の徹底に加えて短時間での終了を余儀なくされるなど、落ち着かない進行となっています。今回、オンライン理事会がスムーズにおこなわれている光景を見て、オンライン理事会の方法を使えば、このような状況下でも普段と変わらずに理事会を開催することができ、事前にオンラインへの接続方法・練習をしていただければ、誰でも簡単にオンライン参加ができることが分かりました。
おまけ
皆さんこちらのブログはご覧になりましたか？
今新入社員へ向けた新入社員研修について紹介されています。
私も昨年のことですが、このブログを見ていると、とても懐かしい気持ちになり、また新入社員の時だからこそ味わえる「社会人になった！」という緊張感を思い出しました。
今年度も昨年と同様オンラインでの研修だった、とのことですが、オンラインにも関わらず参加型の内容だったようなので、オンラインでの可能性は広がっているなと感じました。
また今年度は全てがオンラインでは無く、入社式と初日の研修は対面形式で行われたとのことで、私達と違って今年度の新入社員は一緒に働く同期と直接会えて良かったね、、となぜか嬉しくなりました。
研修といえば私も現在「2年目研修」といものを控えています。
内容はまだ知らされてありませんが私も久々の同期（私と同じ九州支社以外の同期はほぼ初めましてです！）と会えるのが楽しみです！
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