いつもブログ記事をご愛読ありがとうございます。あなぶきハウジングサービスの福山（ふくやま）です。
さて、今回は『マンションの管理担当者（以後、フロント担当者と呼びます）の日々の業務についてのご不満の相談を受け、管理会社変更となった実例』をもとに、フロント担当者のチェックポイントをご紹介しながら、当社の取組みやお客様のお声をご紹介させていただきます。
１ お悩み事 ～よくあるご相談～
マンションでのお困り事 実際にあったご相談
現在契約している管理会社のフロント担当者の対応が悪く、管理会社の変更を考えています。長年の懸案である管理費の未収金問題の督促をしてくれず、電話やメールで依頼したこともなかなか進みません。積極的な改善提案も無いため、フロント担当者の交代も含め、管理会社へ改善を申し入れましたが変化が見られないため、管理会社自体に不満を感じております。今の管理会社にこのまま管理を任せていられません。
ここでポイントとなることは、
・フロント担当者に連絡しても返事が遅い。コミュニケーションが取れない。
・依頼事項の経過報告等がない。ほったらかし。
・フロント担当者からの提案もなく、サポートしてもらえない。
の３つです。
２ フロント担当者のチェックポイント
「管理会社のフロント担当者の対応が悪い」ということには、様々な要因が考えられます。
当社が管理会社変更のお手伝いをさせていただく際には、ご不満の内容をしっかりとヒアリングさせていただき、管理組合様が求めているニーズを具体化した上で、その問題点を改善・解決するためのサービスや提案をご提示させていただいております。
では、フロント担当者の対応の良し悪しをどのようなチェックすれば良いでしょうか？
下記に一例を記載します。あなたのマンションには下記のようなフロント担当者はいませんか？
フロント担当者が、自分の担当マンションを巡回していない
フロント担当者がマンションを巡回せずに、管理員任せにしていませんか。
また、古くなった掲示板が放置されておりませんか。
→ フロント担当者にとって、マンション巡回は基本です。マンションのことを知るためには、現地に足を運び、管理員ともコミュニケーションを取ることが必要です。また、古くなった掲示物が放置されている状態だと、フロント担当者があまりマンションへ来ていないことがわかります。
議事録の作成が遅すぎる
総会、理事会等の議事録は、数ヶ月もかかっておりませんか。
→ 総会、理事会の議事録の素案は、概ね一週間程度で提出されるのが適正だと思います。
実際に、管理会社変更のご相談を受けた管理組合様から、「総会や理事会の２ヶ月後に、議事録の素案を提出してきた」など、聞いたこともあります。 期間をおくと議事の要領を思い出すことも大変であり、問題が大きくなった場合は、理事長様が管理者責任を問われる可能性もございます。
フロント担当者が点検報告書を確認していない
フロント担当者から各種点検、検査等の不具合事項について報告を受けておられますか。
→ 各種点検（エレベーター保守、消防設備点検等）の指摘（不具合）事項については、管理会社は改善提案をしなければなりません。しかし、フロント担当者が報告書を確認していない、内容を理解していないケースもあります。
3 あなぶきハウジングサービスでの取り組み
当社では、フロント担当者任せにすることなく、組織として管理組合運営をバックアップさせていただく社内体制を整えており、あなぶきPMアカデミーなどを通じて社員教育を大切にしております。
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４ 当社に管理会社を変更いただいたお客様の声
管理会社変更の相談段階から、丁寧な対応に大変好感が持てました。マンションを管理するにあたり、様々な提案をしていただき、さすがプロだと思わせる行動力でした。
毎日の適切な管理業務の大切さを実感しています。管理会社を変更する際、一番不安であった前管理会社との引継ぎも理事会の負担はほとんどなく、スケジュール通り円滑に行ってもらい、とても安心しました。
今ではあなぶきハウジングサービスさんに管理会社を変更して良かったと感じています。
管理会社の変更は、管理組合様にとって、大変不安だったと思います。
選定のポイントは、「金額面だけではなく、マンションをもっと住みやすくしようとするサービス面など会社説明会での内容から伝わってきたこと」と評価いただけたことが大変うれしかったです。
今後も、企業理念である「しあわせ”感”理」に基づき、お客様起点、お客様の立場に立った視点で問題点を整理し、優先順位を付けた改善提案を心がけてまいります。
５ まとめ
管理の質やサービスは、フロント担当者の対応・知識等で大きく変わります。マンションに関連した法律や、建物・設備に関する知識など「マンション管理のプロフェッショナル」として、よりよい組合の運営と建物の資産価値を守るために、日々勉強させていただいております。
次回のブログもお楽しみに！
福山洵
賃貸アパート・マンションの建築営業や不動産の売買・賃貸の勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当しております。
営業担当エリアは、北部九州エリア（福岡県、佐賀県、大分県、長崎県）です。
様々な人との出会いを大切に、日々鋭意努力しております。
保有資格：宅地建物取引士
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