さて今回は、実際に管理会社の変更を行ったあるマンションの管理組合様の２つ目の事例の続編を書いてみたいと思います。
前回の記事はコチラ
| 【マンションデータ】
・熊本県熊本市 ・総戸数約１００戸 築９年 ・現管理会社 全国展開大手管理会社 |
目次
- １ 管理委託費の見積取得
- ２ プレゼンへ進む管理会社を選定
- ３ まとめ
１ 管理委託費の見積取得
さて、こちらの理事会ではＮＰＯ法人からの紹介により、候補管理会社を８社選定しました。次に各管理会社に送付する業務仕様書の作成に移ることになりましたが、一つ問題が発生。現在の管理会社が発行した重要事項説明書等の資料はあるのですが、委託項目の種類も多く、それをもとにどのように業務仕様書を作成すればよいのか理事会のみなさんで悩まれておりました。このような場合、方法は二つです。
①重要事項説明書等の資料を（金額は伏せて）そのまま候補管理会社に閲覧させる
②第三者に業務仕様書の作成を依頼する
①の場合、管理会社はプロフェッショナルですから資料をそのまま拝見してもおおよその内容は把握できますし、見積も作成することはできます。ただし内容によっては、各社の判断で細かい仕様が現在と異なる場合もございます。以前お伝えしましたように、現地調査を各社にお願いした方が正確な見積作成にはベターでしょう。
②の場合、今回のようにＮＰＯ法人に加入されている場合は有効です。本理事会ではＮＰＯ法人に仕様作成もお願いすることになりました。
これで各社に業務仕様書を送付し、見積作成依頼を行うことができました。期限は２週間後。郵送にて見積提出を待ちます。この場合の提出先ですが、管理組合ポストまたは、理事長、担当理事のいずれかを選択するケースが多いようです。今回は理事長宅を提出先に指定することになりました。
２ プレゼンへ進む候補会社を選定
２週間後、見積が各社から出揃いました。さて見積を並べ、集会室のホワイトボードに書き込んでいきます。全社分書き込みが終わったところであることが分かりました。１社だけは現在よりもかなり高額だったのですが、他７社のそれぞれの合計金額に大きな差が無かったのです。これはかなり珍しいケースで、通常は８社取得すれば各社の金額が結構ばらけることが多いです。前回ご紹介した理事会では安価な順に３社をプレゼン候補社に選定しましたが、今回はそういうわけにはいかないようです。検討の結果、高額であった１社を除き、７社にプレゼンをお願いすることになりました。ただし１日で聞くことは時間的にも難しいということで、２日に分けて聞くことになりました。このような場合、各社の感想を公平にするため、開催日程の間隔をあまり空けないように注意してくださいね。また、今回多くの管理会社から話を聞くということもあり、選考基準をしっかり定めておくために、各社へ共通の質問を１０項目ほど用意することになりました。
３ まとめ
さて、みなさんのマンションでは管理のご検討をされたことはありますか？参考になれば幸いです。
今回のポイントです。
・資料のみでも見積作成を依頼できるが、現地調査も行った方がより良い
・第三者に見積にあたり、業務仕様書作成をお願いすることもできる
・候補管理会社を絞りこめない場合、数日に分けてプレゼンを行うこともできる
・各社への共通質問を事前に用意しておくことで、選考基準が明確になる
いかがでしょうか。次回も今回の管理会社変更事例の続きを書いていきたいと考えています！
仲西誠
分譲マンションデベロッパー勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当。
築年数問わず、マンションライフでの様々なご相談に対応しています。
現在は九州エリア全体の営業担当として、各地を行脚する日々。
皆様との新しい出会いに喜びを見出しています。
■入社８年目 ■福岡勤務
■所有資格：管理業務主任者、宅地建物取引士
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