こんにちは！あなぶきハウジングサービス 開発事業本部の井上です！
私は、マンション管理会社変更を検討しているお客様をお手伝いさせていただいております。
今日は、管理会社変更の際、必ず確認するポイントである「現金授受」について書きたいと思います！
『現金授受とは？』『現金授受の危険な点』『今後どのように対応できるか』について、ご説明いたします。
マンションの現金授受について
マンションの現金授受というと、
例えば、「来客駐車場料金の支払い」「宅急便の発送代行に伴う、現金預かり」「集会室の利用料金」…etc
といったものの支払いで、現金を扱っていることが挙げられます。
上述の項目に対し、
現金を管理員がマンション内で受け取る
→一次的にマンション内の管理室等で保管
→予め定めた日に管理会社が回収して管理組合口座に入金する
といった流れで扱っていることが多いと思います。
現金授受を行う管理組合は、最近は減ってきてはいますが、建設された年代によって、まだまだ現金授受を行っている管理組合様があるのも現状です。
弊社では、管理組合様と新規の管理委託契約を結ぶ際、基本的に「マンション内での現金の受け取りや管理をしない」ことを条件にしております。
管理室や管理員が現金を扱うことは、リスクが高く、大きな問題に発展する可能性が高いためです。
次の項目では、現金授受で実施に発生した問題の事例をご紹介します。
現金授受・現金管理による具体的な問題の事例
現金授受があると思いもよらない問題が発生することがあります。
想像がつきやすい問題として挙げられるのが、「預かった現金の紛失」です。
どうしても管理員が現金を管理するとなると、現金を受け取った・受け取っていないという問題や、金額が合わないといったリスクがあります。
管理組合としても現金に関するこのような問題が発生することは、大変な問題です。こういった問題を回避する観点からも管理員が現金管理をする方法は避けるべきであると思います。
最近起きた事例として、「管理員が勝手に利益を着服していた」というものがありました。
管理員が独断でマンション敷地内の駐車場空き区画を来客用駐車場として運用し、出た利益を着服しているといった内容です。
この事例は、管理組合として駐車場空き区画の運用ルールを定めていないにも関わらず、管理員が個人的にルールを定め、マンション内で勝手に運用し、利益を得ていた例であり、管理業界でも大変大きな話題となりました。
当然管理会社としても、管理員教育は行っておりますが、人に依存する仕事である以上100％に対策はありません。こういった問題を根本からなくすには、その原因となるマンション内での現金授受をなくすことが一番の近道です。
現金授受の解決策
現金授受や現金管理を解決する手段として、管理組合の皆様が取り入れられる具体的な方法をご紹介いたします。
口座振替などを利用した支払う方法に変更する
こちらは、もっとも一般的ですぐに取り入れることが可能な方法だと思います。
メリットとしては、多くのマンションで各住戸の管理費・修繕積立金などの支払いに利用されている口座振替を利用することで、新たな手続きが不要であること・口座振替のタイミングに合わせることで新たな費用支出がないことがあげられます。
運用に際しては、管理組合様でそれぞれルールを定めていただく必要がございますが、一般的には、
利用者が利用申込書を記入
→管理室で利用履歴をつける
→予め定めた日に管理会社が確認を行う
→次月の管理費等の引き落とし日に併せて引き落としをする
といった方法が多いです。
この方法のデメリットは、窓口作業の中で請求漏れ発生する可能性がある・口座振替の手続きを行っていない賃貸でお住まいの方や外部の方は利用ができない点となります。
キャッシュレス決済（PayPay支払い等）を導入する
こちらは、最近では一般化しているキャッシュレス決済を導入し、支払い方法とするものです。
メリットとしては、その場で決済が完了しますので、支払い漏れや請求漏れをなくすことができる点です。上述の現金支払いによるリスクがなく、利用者もすぐに利用料金を支払える点もメリットと言えます。
デメリットとしては、支払い手数料として数％の手数料がかかる・現時点では完全に普及しておらず、利用ができない方がいる点があげられます。
また、管理組合として新たにキャッシュレス決済を取り入れることについては、統合口座方式※1にする必要があること、総会承認を受ける必要があること、と導入要件がございます。
導入までに、管理組合様でご検討いただく必要がございますが、導入にあたり設置費用もなく利用を開始可能です。
上記でご紹介した二つの方法が、一般的に共用部の利用料の徴収方法としては多いです。
ご説明したとおり、どの方法もメリット・デメリットがございますので、管理組合様にあった方法を検討して現金授受をなくしていきましょう。
まとめ
築年数によっては竣工当社から現金管理を管理員室などでおこなっているマンションも多くあり、その方法に慣れている方も多いかもしれません。
しかし、このブログを読んでいただいたことを機に、現金管理のリスクを改めて考えていただき、運用方法をご検討するきっかけにしていただければ幸いです。
弊社にご相談いただければ、管理組合様の課題解決のため、精一杯ご提案させていただきます！
マンション管理に関するご相談がありましたら、いつでもお待ちしておりますので、ぜひお気軽にご相談ください！
本日も本ブログに目を通していただき、ありがとうございました！
※１ 統合口座方式：管理費等を徴収後、一時的にマンション管理会社名義の収納口座に集め毎月の経常的な支払いを行ったのち、当月中に残金の全額を管理組合名義の保管口座に移管する方式。
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