マンション総会の出席率を上げる5つの方法

分譲マンションを所有していると、少なくとも年に1度(多い時は複数回)は総会開催の案内がマンション管理組合から届くと思います。
皆様のマンションではどれくらいの割合の方が総会に出席されていますか?
余り関心が無いので協議は他の区分所有者に委ねている、又は、委任状や議決権行使書を事前に提出し自分の意見を書面で伝えているので参加する必要は無いと考えている、そのような理由でなかなか総会の出席率が上がらず、いつも少数の同じメンバーで議論しているようなことはありませんか?
今回は、ご自身の大切な資産であるマンションの行く末を決定する総会への出席率を上昇させる方法を5つご紹介します。

目次

  • 総会出席率を上昇させるメリット
  • 方法①|日程の早期決定
  • 方法②|分かり易い資料作成&早期配付
  • 方法③|イベントとの同時開催
  • 方法④|出席特典を設ける
  • 方法⑤|出欠通知書の早期回収
  • まとめ

総会出席率を上昇させるメリット

そもそも総会の出席率を上昇させることに何のメリットがあるのでしょうか?
管理組合としてのメリットは、議論の活性化とマンション運営への関心向上です。
出席者が多くなれば当然様々な意見が出ます。多角的に議論することで管理組合にとってより有益な方針を決定することができるでしょう。また、総会に出席することでマンションの運営に関心を持ってもらえることも大きなメリットとなります。
総会に出席した本人にとっても、議案書からは読み取れなかった事情を知ることができたり、他者の意見を聞くことによって管理組合の抱える諸問題を深く知ることができ、自らが持つ議決権をより有効に行使することができるようになるでしょう。

それでは総会の出席率を上昇させるにはどうすればいいでしょうか?

方法①|日程の早期決定

総会の日程はなるべく早く決定し、各区分所有者に早期に通知しましょう。
総会に出席してもらうために日程調整をしてもらう必要がありますので、早く日程を決め通知するに越したことはありません。
議案書を配付する前に日程だけでも通知する方法も有効です。なかには「毎年6月の第4日曜日10時」というように例年の総会開催日をあらかじめ取り決め、日程調整しやすいようにしている管理組合もあります。
参加したいけれども日程調整がつかず参加できない人を減らすためには、早期通知は必須となります。

方法②|分かり易い資料作成&早期配付

総会議案に関心を持ってもらえなければ、総会から足は遠のいてしまいます。
やはり資料は分かり易く、じっくり読んでもらうための時間を考慮し早めに配付すべきでしょう。
資料は老若男女誰でも理解できるように専門用語の使用は避けたり、図や写真を盛り込んで視覚的に理解できるようにしたりする必要があります。
資料の作成を管理会社に依頼している場合は、分かり易い資料となっているかに留意し、必要に応じて修正を依頼しましょう。
また、せっかく分かり易くした資料でも読んでもらう時間が無ければ意味がありません。区分所有者が議案書を事前に読む時間を考慮して、なるべく早く配付することも重要です。
議案を理解し関心が高まれば、総会へ出席する気持ちになってもらえるでしょう。

方法③|イベントとの同時開催

総会そのものに関心を持ってもらうことが大前提になりますが、さらに関心を持ってもらうために総会を管理組合イベントと同時に開催することも一手段です。
例えば、総会開催前に毎年実施している消防訓練を実施したり、総会終了後に懇親会を開催したりするのも良い方法だと考えます。
総会に出席してもらうことがマンション運営への参加の第一歩ですから、イベントのついででもいいので参加してもらうよう工夫することも大切です。

方法④|出席特典を設ける

これは方法③と考え方は同じで、とにかく総会への出席を促しマンション運営に関心を持たせるための方法です。
ある管理組合では出席者にお弁当を用意したり、またある管理組合では防災備蓄品(非常食など)を出席者に配ったり、区分所有者が出席したくなる工夫をしている事例もあります。
ただし、あまり特典に費用をかけすぎることも問題ですし、本来の目的は総会に出席してもらいマンション運営に関心を持ってもらうことですので、総会そのものの準備が疎かになっていては本末転倒です。
総会出席率が低下して困っている際のカンフル剤として一時的に導入することをご検討ください。

方法⑤|出欠通知書の早期回収

総会開催前、区分所有者に出席通知又は委任状(議決権行使書含む)を提出してもらいますが、提出期限を総会開催日の前日等にしていませんか?
余りにぎりぎりだと未提出者へ提出を催促する時間がありませんし、出席するようにお願いする時間もありません。
若干早めに提出期限を設けて、未提出者への催促、場合によっては出席の呼び掛けを管理組合から行ないましょう
結局、出席率を上昇させる最も有効な手段は直接声掛けすることです。最後は理事会役員を中心に、「意見を聞かせて欲しい」「共に議論して欲しい」と直接お願いし総会への出席を促しましょう。
きっとその思いに共感し、区分所有者は出席してくれるはずです。

まとめ

長年、管理組合運営のお手伝いをさせていただく中で感じているのは、マンション運営に関心の高い区分所有者が多いマンションは、その資産価値を維持向上できているということです。
マンション運営への関心の度合いは、総会出席率と比例すると考えています。
したがって、総会出席率を高い水準で維持することが、マンションの資産価値を左右する分岐点であるともいえるのです。

The following two tabs change content below.
梶山敦

梶山敦

あなぶきハウジングサービス 梶山 敦(かじやま あつし)
福岡県出身の元陸上自衛官。現在は快適・安心なマンションライフを提供する分譲マンション管理に従事。「分らないけど今更聞けない」、「誰に聞けばいいか分らない」そんなマンションライフに根ざした疑問の解決から、ほふく前進のやり方まで分り易くお伝えし、住生活の向上のお手伝いをいたします。
モットーは「気合・根性・やせ我慢+まごころ」です。
マンション管理士・維持修繕技術者・ファイナンシャルプランナー
  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

ブログの読者になる

ブログの読者になると新着記事の通知を
メールで受け取ることができます。
読者登録はコチラ

最近書いた記事

関連の記事

  • facebook
  • feedly
  • rss
backtotop