分譲マンションを所有していると、少なくとも年に１度（多い時は複数回）は総会の開催案内がマンション管理組合から届くと思います。
皆様のマンションではどれくらいの割合の方が総会に出席されていますか？
「管理組合のことに、あまり興味や関心が無いので協議は他の区分所有者に委ねている」
または、
「委任状や議決権行使書を事前に提出し、自分の意見を書面で伝えているので参加する必要は無い！」
と考えている…
そのような理由でなかなか総会の出席率が上がらず、いつも同じ少数メンバーで議論している。。というようなことはありませんか？
今回は、ご自身の大切な資産であるマンションの行く末を決定する総会への出席率を上昇させる方法を５つご紹介します。
総会出席率を上げることにはメリットがある!?
そもそも総会の出席率を上げることに何のメリットがあるのでしょうか？
マンション管理組合としてのメリットは、議論の活性化とマンション運営への関心向上です。
出席者が多くなれば当然ですが、様々な意見が出ます。多角的に議論することで管理組合にとってより有益な方針を決定することができるでしょう。また、総会に出席することでマンションの運営に関心を持ってもらえることも大きなメリットとなります。
総会に出席した本人にとっても、議案書からは読み取れなかった事情を知ることができたり、他者の意見を聞くことによって管理組合の抱える諸問題を深く知ることができ、自らが持つ議決権をより有効に行使することができるようになるのではないでしょうか。
では、総会の出席率を上げるためには具体的にどうすればいいでしょうか？
方法①｜総会の日程を早く決める
総会の日程はなるべく早く決定し、各区分所有者にできるだけ早く通知しましょう。
総会に出席してもらうために日程調整をしてもらう必要がありますので、早く日程を決めて通知するにこしたことはありません。
総会の議案書を配付する前に、先に日程だけでも通知する方法も有効です。なかには「毎年６月の第４日曜日１０時」というように例年の総会開催日をあらかじめ取り決め、日程調整しやすいようにしている管理組合もあります。
参加したいけれども日程調整がつかず参加できない人を減らすためには、早期通知は必須となります。
方法②｜分かりやすい資料の作成と早めの配付
総会議案に関心を持ってもらえなければ、総会から足は遠のいてしまいます。
やはり資料は分かりやすく、じっくり読んでもらうための時間を考慮し早めに配付すべきでしょう。
資料は老若男女誰でも理解できるように専門用語の使用は避けたり、図や写真を盛り込んで視覚的に理解できるようにしたり工夫する必要があります。
資料の作成を管理会社に依頼している場合は、分かりやすい資料となっているかに留意し、必要に応じて修正を依頼しましょう。
また、せっかく分かりやすくした資料でも、読んでもらう時間が無ければ意味がありません。区分所有者が議案書を事前に読む時間を考慮して、なるべく早く配付することも重要です。
議案を理解し関心が高まれば、総会へ出席する気持ちになってもらえるでしょう。
方法③｜マンションのイベントと同時開催する
マンションの総会そのものに関心を持ってもらうことが大前提になりますが、さらに関心を持ってもらうために総会をマンションのイベントと同時に開催することも一手段です。
例えば、総会開催前に毎年実施している「消防訓練」を実施したり、総会終了後に「懇親会」を開催したりするのも良い方法だと考えます。
総会に出席してもらうことがマンション運営への参加の第一歩ですから、イベントのついででもいいので参加してもらうよう工夫することも大切です。
方法④｜出席特典を設ける
これは方法③と考え方は同じで、とにかく総会への出席を促しマンション運営に関心を持たせるための方法です。
ある管理組合では出席者にお弁当を用意したり、またある管理組合では防災備蓄品（非常食など）を出席者に配ったり、区分所有者が出席したくなる工夫をしている事例もあります。
ただし、あまり特典に費用をかけすぎることも問題ですし、本来の目的は総会に出席してもらいマンション運営に関心を持ってもらうことですので、総会そのものの準備がおろそかになっていては本末転倒です。
総会出席率が低下して困っている際のカンフル剤として一時的に導入することをご検討してみてはいかがでしょうか。
方法⑤｜総会出欠通知書の早期回収
総会開催前、区分所有者に出席通知又は委任状（議決権行使書含む）を提出してもらいますが、提出期限を総会開催日の前日等にしていませんか？
あまりにぎりぎりだと未提出者へ提出を催促する時間がありませんし、出席するようにお願いする時間もありません。
若干早めに提出期限を設けて、未提出者への催促、場合によっては出席の呼び掛けを管理組合から行ないましょう。
結局、出席率を上昇させる最も有効な手段は直接声掛けすることです。最後は理事会役員を中心に、「意見を聞かせて欲しい」「共に議論して欲しい」と直接お願いし総会への出席を促しましょう。
きっとその思いに共感し、区分所有者は出席してくれるはずです。
まとめ
長年、管理組合運営のお手伝いをさせていただく中で感じているのは、マンション運営に関心の高い区分所有者が多いマンションは、その資産価値を維持向上できているということです。
マンション運営への関心の度合いは、総会出席率と比例すると考えています。
したがって、総会出席率を高い水準で維持することが、マンションの資産価値を左右する分岐点であるともいえるのです。
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