マンション管理会社へ業務委託することにより不安解消　　～自主管理編～

こんにちは！あなぶきハウジングサービスの福山（ふくやま）です。
最近、日が暮れる時間帯も早くなり、秋風も心地よい季節となりました。皆様はどうお過ごしですか。
気温の変化が大きい季節となってきましたので、体調管理をしっかり行っていこうと思う今日この頃です。
さて、今回は、実際にあった自主管理だったマンションからのご相談を元に不満解消となった実例をご紹介させていただきます。

１　お悩み事　～よくあるご相談～

役員負担軽減　～　自主管理からマンション管理会社への委託移行　～

管理会社変更のお手伝いをさせていただいていると、「自主管理をしているが、役員の負担が多く、管理することに限界が来ている。」などご相談されることがございます。ここでは、当社へあらたに管理業務を委託していただいたご相談の実例を踏まえ、管理会社へ委託することのメリットをご紹介いたします。

Ｂマンション管理組合　理事様のご相談

現在、自主管理を行っており、理事会役員の負担が大きく困っております。
マンション管理について詳しい居住者もいない中で、運営を続けておりますが、年々役員の負担は増す一方で、特に会計業務に関しては頭を抱えています。
また、高齢化も進み、自分たちで運営を行っていけるのか理事会役員以外からも不安の声があがっています。
しかし、今まで管理会社へ業務委託を依頼したこともないので、自主管理から管理会社への業務委託に移行するまでの進め方や、委託する業務のイメージが湧きません。

自主管理マンションでのお困り事　実際にあったご相談

・会計書類の作成や管理費等の出納業務に支障がある。
・役員のなり手不足で組合運営に支障がある。
・未収入金が多くなってきて、組合での回収が難しい。
・漏水や設備異常などのトラブルが多くなってきた。
・緊急時の対応が大変で、対応しきれない。

２　自主管理運営の課題解決策

ここでポイントとなることは、
・マンションの築年数と共に、居住者の高齢化も進み、役員の負担が大きい
・専門知識がなく、試行錯誤しながら管理組合運営を行っている
・管理会社に業務委託するための進め方が分からない

の３つであり、自分たちでできる業務は自分たちで行い、マンション管理会社に任せられる業務は任せるということです！

まず、マンション管理会社に委託すると、どこが変わるの？という疑問を持たれている方が多いと思います。
そのように疑問に思われた方は、下をクリック！！
過去ブログにて、自主管理とマンション管理会社委託の違いの記事が掲載しております。

自主管理のマンションの方必見　3分でわかる！自主管理とマンション管理会社委託の違い

3　改善・解決ポイント　～マンション管理会社に委託への道～

自主管理マンションは管理会社の変更を検討しているマンションと異なり、管理会社へ業務委託することに対し、不安や抵抗を感じる居住者も少なくありません。
そのため、事前に居住者間で合意形成を図ることが必要となります。
「なぜ、管理会社への業務委託を検討しているのか」
という理由を明確にし、居住者に向けた説明会の開催や、理事会での検討内容や進捗状況を都度周知するなど、慎重に進めることが自主管理から移行するプロセスで最も重要な部分となります。

管理会社へ委託する項目の精査

多くの管理組合様が不安に感じているのが「管理費が今よりも高額になり、自己負担が増えるのではないか」という費用面での問題があります。
このような問題を避けるため、現在の収支状況を勘案しながら、無理のない範囲で管理会社へ業務委託する項目を精査・決定する必要があります。

管理会社へ委託するメリット

管理組合にとって、最も大切で、役員に負担がかかる「資産価値の維持・向上」について、管理会社が「基幹事務」を基本業務として支援します。

①管理組合役員の負担が軽減
面倒な会計業務を委託することで組合役員の労力が大幅削減

②資産保管の安全性が向上
印鑑と通帳を分別保管することで透明性が高まり、資産の安全性が向上

③滞納督促は専門部署が行い安心
管理費等回収の経験豊富な社員を中心とした専門部署が対応

④管理費等の引落手数料が安い
集金代行会社を利用すると口座振替手数料が割安になる場合がある

３　まとめ

さて、いかがでしょうか。総合的に管理会社からのサポート体制が構築されたことで、役員の方々の負担も大幅に軽減され、懸案事項であった居住者様の高齢化問題の一つが改善されるきっかけになるのでは、ないでしょうか。

次回は、「マンション管理会社変更で不満解消　～コミュニティ形成と防災対策～」をお伝えしたいと考えております。

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福山洵

あなぶきハウジングサービス　福山　洵（ふくやま　じゅん）
賃貸アパート・マンションの建築営業や不動産の売買・賃貸の勤務を経て、入社以来、分譲マンションの管理変更についてのご相談を専門に担当しております。
営業担当エリアは、北部九州エリア（福岡県、佐賀県、大分県、長崎県）です。
様々な人との出会いを大切に、日々鋭意努力しております。

保有資格：宅地建物取引士

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