第28話 フロントのお仕事その③~総会業務~

三浦成美 三浦成美

アイキャッチ28話

こんにちは、三浦です。
先日東京本店に行ったときに内定者の子を目撃しました。
未来の後輩に出会ってちょっぴりドキドキしました(笑)
入社2年目になる2017年はクールビューティーキャラで行こうと思っているので、気合い入れて過ごしていきたいです。

あと我が家にウォーターサーバーが届きました。
ウォーターサーバーで水を飲むって都会っぽいですよね。お水も心なしかおいしい気がします。

目次

  • 総会とは
  • 準備
  • 本番
  • 総会の後は
  • まとめ

総会とは

ではまずはじめに、そもそも「総会」とは一体なんなのでしょうか。
簡単にいうとマンションのお部屋を所有している方々(区分所有者)の意思を統一し決定する場が総会です。
分譲マンションを購入すると、購入者はそのマンションの「管理組合」に所属します。
各マンションごとにそれぞれ管理組合があるので、わかりやすくいうとマンションは1つの学校みたいなものと考えてもらえればと思います。学校でも年に1度ないし2度、全校生徒が集まって生徒総会というものをやっていたかと思います。
生徒総会では各委員会・部活動が予算を使ってどんな活動をしたかを報告していましたが、マンションの総会の場合は決められた予算でどんな工事をしたか、光熱費通信費がいくらかかったか、そんな報告を行います。
あとは大きな金額の工事の実施やマンション内の規則の変更も総会で承認を得なければなりません。

総会については議決権やら特別決議やら難しい単語にはじまり、説明をするのは(ミウラの能力的に)かなりハードルが高いですし、実際私も総会の実態の半分くらいしか理解していないところなので、気になる方はマンション管理会社に就職してみてください♡

準備

総会は年に1度しかない大事な集まりなので、話し合うことも盛りだくさんです。
円滑に会を進行させるためにも事前の準備が一番大切です。
まず総会を開催するにあたり、日程調整が必要です。
役員のみなさんの都合のいい日程を伺い、候補日を決めて会場を予約します。正直この会場を予約する時の電話が一番スリルがあって好きです。会場空いてるかな~?空いてないかな~?空いてた~~~~!だと、最高ですが、万が一空いていなかったときの日程再調整は本当に大変ですが。結構他のマンションの総会や理事会とかぶってしまって予約ができないことも多いです。ちゃんと早めに会場をおさえるように気を引き締めていきたいです。ちなみに今のところ8割方は予約成功してます。

そしてメインとなる総会の議案作成ですね。
これは偉大なる歴代の先輩方の作り上げし議案を参考にさせていただいております。いつもありがとうございます。
あまり文章作成が得意ではないのでものすごく時間がかかってしまいますが、その分思いは込めております。込めておりますとも…!

本番

さていよいよ本番です。いつもは役員のみなさんとしか顔を合わせませんが、この日は他の所有者のみなさんとお会いすることになります。電話でしかお話したことがない方と実際にお会いすることもあり、出席者名簿に名前を書いているのを見て(あ、この方が○○さん・・・!)という謎の感動が生みだされることも多々あります。
議案がスムーズに進行することがベストですが、議題によっては議論がヒートアップして長期戦になることもあったり、なかったり…。それくらい総会では所有者のみなさんの関心が高い内容を話し合うのです。
そして総会で管理組合の皆さまから依頼された事項を社に持ち帰り、調べたり必要書類を作成したり、工事を依頼したりします。そんな流れでマンションにお住まいの方のサポートを行なっています。

総会の後は

総会が終わると、「議事録」を作成します。
会議の内容や決定事項などをまとめたものを全戸へ配布して総会内容を共有します。
記憶の新しいうちに書くのが一番いいのですが、数日空いてしまったり他の管理組合の理事会や総会を挟んでしまうと、驚くほど記憶がなくなってしまいますので、総会中は必死にメモを取ります。
必死すぎて解読不能な文字を書いたり、レジュメのヘッダー・フッダー部分はもちろんですが、僅かばかりの空白すら文字だらけになることもあり本人しかわからないメモが完成してしまいますが、これも正確な議事録のため、と解読に勤しみます。
そして過去の自分に、(もっと落ち着いて文字書いてくれ~~)と思いながら今日も議事録を書いています。

まとめ

読みやすい字を書けるようになりたいです。

次回予告

最近本格的に貯金をしようと思い、インターネットでいろいろと調べてみました。

その結果、我が家に簡易的な祭壇を設けました。

祭壇にはお金を掛けたいものの写真や品物を祀って(このためにお金を貯めるんだ…)という熱いモチベーションを保つようにしました。

その結果は来年ご報告したいと思います。

あと普通に貯金用口座を作りました。

切実に極貧生活から脱するべく、ミウラ頑張ります。

 

次回第29話 入社まであと少し…入社前に準備・用意するもの紹介!

 

色々お金もかかりますし、早めに準備にとりかかるのが吉です。

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三浦成美

三浦成美

あなぶきハウジングサービス 東京西支店 三浦 成美(みうら なるみ)
2016年に入社し、マンション管理(フロント)業務に従事しています。
主に神奈川・東京エリアのマンションを中心に担当しています。
最近は長野県松本市にも担当物件が増えました!
あなぶきブロガー3年目突入です。
よろしくお願いいたします。
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