マンション管理会社変更の事例その②|杜撰な財産管理

水落晴也 水落晴也

こんにちは。あなぶきセザールサポートの水落です。

マンション管理業界をとりまく法律には「区分所有法」、「マンション管理適正化法」など様々なものがあり、特に管理組合の財産の管理については細かい規定があります。

今回はマンション管理会社による杜撰な財産管理が原因となり、管理会社変更に至った事例を紹介します。

 

目次

  • 案件の概要
  • マンション管理会社変更を検討したきっかけ
  • 現マンション管理会社への不信感
  • 弊社からのご提案
  • まとめ

 

案件の概要

【所 在 地】  埼玉県さいたま市
【戸  数】  50~100戸
【管理会社】  デベロッパー系管理会社
【そ の 他】  居住者からの問い合わせ案件

 

マンション管理会社変更を検討したきっかけ

一般的にマンションでは、火災が発生した場合、居住者の不注意等による水漏れ、外壁タイルが剥落して外来者へ怪我を負わせた場合など、万が一の事故に備え損害保険契約を締結しています。
その保険証券について、積立型のマンション保険の場合は有価証券に当たるため、マンション管理会社では保険証券を預ることができません。

今回は、有価証券(保険証券)を管理会社が保管していることが発覚し、それが管理会社変更を検討するきっかけとなりました。

 

現マンション管理会社への不信感

上記の経緯があり、理事会にて現管理会社の業務をチェックしたところ、さらに以下のような問題点がありました。

管理事務室の小口現金が管理組合の決算書に反映されていない

管理員の日常清掃が契約通りに履行されていない

各種保守点検での指摘事項が理事会に報告されていない

これらの点を指摘しても十分な説明・改善が得られなかったため、管理業務全般に不信感を持ち、管理会社の変更を検討することとなりました。

 

弊社からのご提案

理事会にて複数のマンション管理会社へ見積りを依頼し、そのうちの一社が弊社でした。
理事長様と事前の面談をさせていただき、ヒアリングした内容をもとに次のような提案を行いました。

<提案①> 管理事務室での現金の取り扱いを廃止

管理事務室にて居住者と駐輪場使用料等の金銭の授受がありましたが、現金事故等のリスクを回避するため、口座振替を利用して管理事務室での現金の取り扱いの廃止を提案しました。

<提案②> キャリアの長いメイン担当とアシスタントの2名体制

今回の一連の問題はフロント担当者の経験・知識不足も大きな要因であると感じたため、弊社は経験豊富なメイン担当とフットワークの軽いサブ担当の2名体制を提案しました。

<提案③> 管理組合専用ホームページの提供(有料)

よりオープンな管理組合運営にしたいという意向があったため、総会・理事会の議事録や情報発信を居住者がホームページ上で確認できるよう、管理組合専用ポータルサイトによる組合活動の見える化(可視化)を提案しました。
※その他、点検・行事カレンダー、アンケート、電子理事会など様々な機能があります。

これらの提案について出席者の皆様から共感をいただき、見事に内定を得ることができました。

 

まとめ

積立マンション保険の契約期間は3~10年間と長く、その間に理事長が交代していくため、保険証券はきっちりと引き継ぐ必要があります。
弊社では、役員交代時には引継チェックリストの活用新旧役員での懇親会の開催など、重要書類や懸案事項の引き継ぎ漏れがないよう工夫をしています。

ご自身のマンションでも、理事長の手元に保険証券が保管されているか一度ご確認してはいかがでしょうか。

 

【関連記事】
マンション管理会社を変更するための手順を分かりやすく紹介しています。
『まとめ|マンション管理会社を変更するための9つの手順』

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水落晴也

水落晴也

あなぶきハウジングサービス 開発事業部 分譲開発課:水落 晴也(みずおち せいや)
中・四国、九州、関東エリアで管理業務(フロント担当)を経験し、現在は関東エリアにおいてマンション管理会社変更の営業に従事しています。
これまで様々なエリアで200棟を超えるマンションに携わってきました。管理会社の比較検討や管理委託契約の見直しなど、マンションのことなら何でもご相談ください。
出身:福岡県
趣味:野球観戦、とんこつラーメン巡り
保有資格:管理業務主任者・マンション管理士・宅地建物取引士
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