マンション管理組合役員必見!フロント担当者のチェックポイント【初級編】

水落晴也 水落晴也

こんにちは。マンション管理会社変更の営業をしている水落です。

管理会社の変更を検討するきっかけとして多いのが、フロント担当者への不満です。

今回は【初級編】として、すぐにできるフロント担当者のチェックポイントを紹介します。

 

目次

  • 通常総会は管理規約に定められた期日内に開催されているか
  • 総会・理事会議事録の素案は何日で提出されているか
  • 各種点検の指摘(不具合)事項が報告されているか
  • 古くなった掲示物が放置されていないか
  • まとめ

 

通常総会は管理規約に定められた期日内に開催されているか

標準管理規約では、通常総会は新会計年度開始以後2ヶ月以内に開催することとなっています。
つまり、3月が管理組合の決算月だとすると、5月中に通常総会を開催する必要があります。
※管理規約によっては3ヶ月以内となっていることも多いです

フロント担当者によっては多くのマンションを担当しており、業務の都合で月をまたいでしまうケースがあるようです。
管理規約を確認し、期日内に総会が開催されているか確認してみてください。

 

総会・理事会議事録の素案は何日で提出されているか

総会・理事会の議事録の素案は概ね一週間程度で提出されるのが適正だと思います。
まれに、フロント担当者からの議事録の提出に数ヶ月もかかっているというケースを耳にします。
期間をおくと議事の要領を思い出すのが大変ですし、総会議事録の場合は理事長が管理者責任を問われることもあります。

また、管理会社に都合が悪い内容をフロント担当者が意図的に議事録に記載しないケースがあります。
ただ単に押印するだけなく、しっかりと内容を確認し、必要に応じて素案へ加筆・修正することも大切です。

 

各種点検、検査等の不具合事項が報告されているか

エレベーター保守点検、消防設備点検、建築設備定期検査など、各種点検・検査の結果はちゃんと報告されていますか。
特に指摘(不具合)事項については、管理会社は改善提案をしなければなりません。

しかし、フロント担当者が報告書を確認していない、内容を理解していないなど、ほったらかしにされているケースがあります。
各種点検報告書は管理事務室(管理員室)にファイリングされているかと思いますので、ご確認してはいかがでしょうか。

 

古くなった掲示物が放置されていないか

すでに完了した点検の案内文が貼りっぱなしになっていることはありませんか。
また、ファックスのままの掲示物が長期間貼り出されていたり、日焼けしてボロボロになった掲示物はありませんか。

もしかすると、フロント担当者があまりマンションへ来ていないのかもしれません。
月に何回くらいフロント担当者がマンションを訪れているか、管理員さんへ聞いてみると良いでしょう。

 

まとめ

『管理会社のサービスの質はフロントマンで決まる』という言葉もあるように、管理業務の品質はフロント担当者によって大きく左右されます。

現状のフロント担当者の対応に満足していない場合は、管理会社へ担当者の変更を要請するのも一つの手です。

それでも改善が見られない場合、管理会社の変更を検討する必要があるのかもしれません。

 

【関連記事】
マンション管理会社を変更するための手順を分かりやすく紹介しています。
『まとめ|マンション管理会社を変更するための9つの手順』

The following two tabs change content below.
水落晴也

水落晴也

あなぶきセザールサポート 開発事業部 分譲開発課:水落 晴也(みずおち せいや)
中・四国、九州、関東エリアで管理業務(フロント担当)を経験し、現在は関東エリアにおいてマンション管理会社変更の営業に従事しています。
これまで様々なエリアで200棟を超えるマンションに携わってきました。管理会社の比較検討や管理委託契約の見直しなど、マンションのことなら何でもご相談ください。
出身:福岡県
趣味:野球観戦、とんこつラーメン巡り
保有資格:管理業務主任者・宅地建物取引士
  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket

ブログの読者になる

ブログの読者になると新着記事の通知を
メールで受け取ることができます。
読者登録はコチラ

最近書いた記事

関連の記事

backtotop